Terug naar start

CASHWeb en CASHWin

Algemeen

Stappenplan inrichten Accountancyportal

Toevoegen van de klant

Om een nieuwe klant toe te voegen ga je bovenaan naar het Instellingen-icoontje. Klik vervolgens op 'Toevoegen klant'

Klik op de knop 'Nieuwe klant toevoegen Accountancyportal' en vul het hele formulier in. De klant zal binnen 5 minuten toegevoegd zijn als Meewerkfunctie binnen het account.

Is de knop 'Toevoegen klant' niet zichtbaar? Dan zal de beheerder van het account daar rechten voor moeten geven. In de gebruikersinstellingen kan dit ingesteld worden in het tabje Portal

Aanmaken nieuwe administratie in CASHWeb

Wanneer de administratie van de klant nog niet aangemaakt is in CASHWin of CASHWeb kun je deze aanmaken in CASHWeb. Klik hier voor meer uitleg.

Uploaden bestaande CASHWin administratie naar CASHWeb

Klik hier voor meer informatie.

Instellen PSD2-Bankkoppeling

De PSD2-bankkoppeling is de opvolger van onze traditionele bankenkoppeling met ABN Amro, ING, Rabobank, Knab en bunq en beschikbaar voor ALLE betaalrekeningen van alle banken in de EU.

Banktransacties worden real-time en automatisch verwerkt van alle rekeningen die je gekoppeld hebt. Daarnaast kun je eenvoudig betalingen en overschrijvingen doen direct vanuit CASH of de CASHapp en krijg je een uniek overzicht van alle inkomsten en uitgaven.

Voordelen PSD2-Bankkoppeling

Koppelen met 1500 banken en elke rekening in de EU!
Zakelijke én privé bankrekeningen koppelen
Realtime al uw banktransacties automatisch verwerkt in CASH
Automatische koppeling wil zeggen geen extra handeling nodig om gegevens op te halen
Geen aparte apps gebruiken voor boekhouden en bankieren
Betalingen ook direct kunnen uitvoeren, zonder naar een andere omgeving te gaan
Veilig: elke 90 dagen toestemming verlengen en altijd toestemming geven bij elke betaling
PSD2 maakt overschrijving zonder factuur mogelijk vanuit CASH
Grafisch inzicht in inkomsten/uitgaven van alle gekoppelde rekeningen

Hoe je de PSD2-Bankkoppeling voor uw klant in kan stellen hebben we beschreven in een uitgebreid stappenplan .

Het instellen van de PSD2-Bankkoppeling voor een Accountancyportal doe je door te delegeren, dit hebben we in het stappenplan beschreven onder het kopje "Rekening toevoegen via een gedelegeerde gebruiker"

Om je bekend te maken met de achtergronden en mogelijkheden van de PSD2 regelgeving hebben we een korte video hierover gemaakt.

Om je een goed overzicht te geven van de nieuwe mogelijkheden van het boekhouden en bankieren doormiddel van PSD2 hebben we hier een korte video over gemaakt.

Instellen traditionele bankenkoppeling

Voor meer informatie over het toevoegen van de traditionele bankenkoppelingen kun je hier kijken.

Verplaats administratie naar klant portaal

Ga vanuit de CASHWeb-portal naar Administraties > Overzicht
Selecteer de administratie die je naar het klant portaal wilt verplaatsen
Klik bovenaan op de knop “Verplaats”
Selecteer bij “Doelrelatie” het klant portaal waar je de administratie naar toe wilt verplaatsen
Klik onderaan op “Verplaats”

Verplaats documenten naar klant portaal

Wanneer er in de CASHWeb administratie van de klant al pdf documenten aan de boekstukken gekoppeld zijn, is het belangrijk om deze ook naar het klant portaal te verplaatsen.

Ga vanuit de CASHWeb-portal naar Documentbeheer
Selecteer het mapje met de naam van de administratiecode en klik hierop met de rechter muisknop
Klik op “Verplaats”
Selecteer bij “Doelrelatie” het klant portaal waar je de map naar toe wilt verplaatsen
Klik onderaan op “Verplaats”

Openen en wijzigen administratie in klant portaal

Ga vanuit de CASHWeb-portal naar Administraties > Overzicht
Selecteer in het meewerk menu het betreffende klant portaal
Dubbel klik vervolgens op de administratie om deze te openen.

Instellen/ nakijken technische gegevens

Ga via het menu naar: Financieel > Instellingen > Parameters > Administratieparameters en controleer of de juiste administratiecode is ingevuld in het veld Administratiecode
Ga via het menu naar: Financieel > Instellingen > Automatische processen en controleer of het gebruik programma op online staat

Instellen/ nakijken bedrijfsgegevens

Ga via het menu naar: Financieel > Instellingen > Bedrijfsgegevens
Vul alle bedrijfsgegevens in van de klant
Klik hierna op “OK”

LET OP! Wanneer de klant gaat factureren met Cash dan moeten de velden Kvk-nr en e-mailadres gevuld zijn.

Instellen inkoopfacturen

Je bepaalt via de crediteurenparameters of inkoopfacturen (of bonnetjes) handmatig geboekt moeten worden (splitscreen) of dat ze automatisch geconverteerd moeten worden naar een boekingsvoorstel in de administratie (UBL-bestand). Dit geldt voor inkoopfacturen die vanuit de CASHApp worden ingeboekt of per mail naar de unieke postbus van de administratie worden verstuurd.

De belangrijkste instellingen:

Ga via het menu naar: Financieel > Instellingen > Crediteurenparameters
Ga naar het tabblad UBL/Fiatteren
Bij dagboekcode vullen we het dagboek in waar de inkomende facturen in moeten worden ingelezen.
Zet een vinkje bij de optie Automatisch inlezen
Selecteer bij de optie PDF’s verrijken op welke manier de PDF’s verwerkt moeten worden. Hier een korte uitleg van de opties:
- N, handmatig: Pdf's zullen handmatig splitscreen geboekt moet worden in het dagboek
- S, Scan & Herken: Facturen zullen worden omgezet naar elektronische facturen. De worden ingelezen in de administratie
- P, Premium Scan & Herken: Zelfde als S, maar dan met nog betere herkenning.

Kijk hier voor meer uitleg over (Premium) Scan & Herken.

Instellen verkoopfacturen en offertes

Alle klanten die draaien in de Accountancyportal hebben de mogelijkheid om facturen en offertes te maken. Dit kunnen ze doen vanuit CASHWeb of vanuit de CASHApp. Facturen worden automatisch doorgeboekt naar de financiële administratie. Je bespaart hiermee veel tijd en biedt de klant hiermee een hoop gemak.

Voordat de klant offertes kan maken en kan factureren, moeten er wel een aantal zaken worden ingesteld.

Ga via het menu naar: Facturering > Instellingen > Factureringsparameters
Selecteer in het veld Formuliercode, Form code proforma en Form code offerte de gewenste formulieren. Hoe maak je een formulierlayout aan? Kijk hier.
Selecteer bij in het veld 'Dagboekcode' het verkoopdagboek waar de verkoopfacturen in geboekt moeten worden.
Vul in het veld 'Volgende factuur' en Volgende offerte het eerstvolgende volgnummer die je wil gaan gebruiken.
In het veld 'Gbrek omzet' selecteer je het grootboekrekeningnummer waar de omzet op geboekt moet worden. Deze wordt gebruikt als er vanuit CASHWeb wordt gefactureerd met losse tekst i.p.v. met een artikel
In het veld 'Eigenschappen' kun je eventueel extra instellingen bekijken en instellen.
Zet altijd eigenschap W en Y aan als je een PDF van de factuur of offerte wilt bewaren. Deze wordt dan ook getoond naast het boekstuk.
Zet altijd eigenschap O aan wanneer de klant gebruik wil maken van de offerte functionaliteit.
In het tabblad 'Tekst fact' en het tabblad 'Tekst offerte' kun je het e-mail bericht instellen dat standaard meegestuurd wordt met de factuur of offerte. Door boven in het veld Bericht de code [127] te gebruiken zal CASH automatisch de aanhef invullen die bij de relatie is ingevuld in het veld Aanhef.
In het tabblad 'CASHApp' selecteer je de grootboekrekeningnummers waar de omzet op geboekt moet worden wanneer er vanuit de CASHApp wordt gefactureerd zonder dat er een artikel wordt gebruikt. Verder kun je hier het emailadres van de klant invullen. Facturen die niet per email verzonden kunnen worden omdat er bijvoorbeeld een emailadres ontbreekt bij de relatiegegevens zullen door CASH automatisch naar dit emailadres worden verzonden.

Instellen factuur-, offerte- of aanmaan lay-out

Een uitgebreide beschrijving met betrekking tot het instellen van formulieren vindt je hier .

Instellen Betaallink

Sinds kort is het mogelijk om een betaallink/QR-code mee te sturen met de uitgaande facturen of aanmaningen. Bekijk hier hoe je dat kunt instellen.

Instellen CASHApp

De CASHApp biedt jouw klant mogelijkheden om een aantal zaken zelf te doen, zoals bijvoorbeeld:

Foto maken van bonnetjes of facturen
Facturen en offertes maken en gelijk verzenden
Inzicht in financiële administratie
Fiatteren
Facturen betalen
Documenten raadplegen

Hoe kun je de app instellen? Kijk hier voor meer informatie.

Inboeken en fiatteren via de CASHApp

De instellingen voor inboeken en fiatteren doe je in de administratie in CASHWeb.

Ga via het menu naar Financieel > Instellingen > CASHApp
Onder kopje Inboeken kun je bepalen in welke dagboeken de bonnen worden ingelezen. Wil je een optie niet gebruiken, laat dan het veld 'Dagboekcode' leeg. Deze optie zal dan niet in de CASHApp van de klant beschikbaar zijn.
Vink de optie 'Handmatig verwerken' aan als je de klant wilt ontlasten. De klant hoeft alleen maar een foto te maken. Je zal de bon zelf moeten verwerken in Cash.
Wanneer de klant moet kunnen fiatteren vanuit de CASHApp kun je in het veld 'Pers.code afkeur' een personeelscode invoeren. Hier gaan de afgekeurde facturen heen.

Factureren en offertes maken vanuit de CASHApp

Alle instellingen met betrekking tot het factureren en offertes maken zijn al gedaan bij het Instellen verkoopfacturen en offertes

Betalen vanuit de CASHApp

Wanneer de klant gebruik gaat maken van de functie Factuur betalen binnen de CASHApp kan de klant zelf aangeven hoe de betaling verwerkt moet worden. Dit kun je vooraf instellen.

Ga via het menu naar Financieel > Instellingen > CASHApp
In het veld 'Verwerken betaling' kun je de werkwijze selecteren. De opties zijn:
- Betaalopdracht direct versturen naar de bank
- Bestandje met de betalingen worden gemaild naar een op te geven e-mailadres
- Opslaan in een map op CASHWeb
Vul het IBAN nummer in waar vandaan de betalingen gedaan moeten worden bij de functie Eigen IBAN.
Vul het mail adres in bij de functie E-mailadres als de betaalopdracht per mail verstuurd moet worden.
Selecteer bij de functie Mapnaam de map waar de betaalopdracht moet worden opgeslagen wanneer deze in CASHWeb moet worden opgeslagen.
Selecteer bij de functie Dagboek betaalopdr. het dagboek waarop de betaalopdracht geboekt moet worden.

Gebruiker aanmaken voor de klant

Kijk hier voor meer informatie over het toevoegen van een gebruiker voor de CASHapp.