Hier leggen we je uit hoe je importeert vanuit Excel. Data import is op basis van een zelf in te stellen Bestandsindeling, waarbij elke kolom in Excel verwijst naar een rubriek in de CASH database. De rubriek is uniek gedefinieerd met Recordnummer en Veldnummer, beschreven in de Recordindeling CASH Handel. Voor de module Financieel bekijk je de recordindeling hier.
Stappenplan data import:
1. Bepaal record indeling van te importeren data (record- en veldnummers)
2. Maak een importbestand, op basis van excelblad (opslaan als .csv formaat)
3. Controleer stamgegevens en maak de bestandsindeling (vertaling excelkolom naar record en veldnummers in CASH)
4. Importeer csv bestand via de juiste bestandsindeling
5. Controleren van de import
Omdat het importeren van gegevens best een ingrijpende handeling kan zijn, adviseren wij om dit eerst in een kopie administratie te doen.
1. Bepaal de recordindeling van de te importeren data
Voordat we beginnen met het importeren is het belangrijk om te weten wat we willen importeren. Vervolgens gaan we aan de hand van de recordindelingen bepalen wat de records en veldnummers zijn die we willen gaan inlezen.
Voorbeeld 1: Stel we willen van alle relaties de emailadressen gaan inlezen. We gaan naar de recordindeling van Financieel en zoeken op wat het record is van Relaties.
Tip: Gebruik voor zoeken op de pagina CTRL+F. Hier tik je bijvoorbeeld mail in.
Je komt uiteindelijk uit bij het record van de Relatie met alle veldnummers die daarbij horen. Linksboven staat het record, in dit geval 0101. Cash wil weten bij welke relatie je wil gaan inlezen dus we hebben ook het veld Relatie nodig. Dit is ook 0101. Vervolgens gaan we het veldnummer van het emailadres opzoeken. Dat is 0120.
Voorbeeld 2: Stel we willen voor onze artikelen in de module Handel de verkoopprijzen gaan inlezen. We gaan naar de recordindeling van Handel en zoeken op wat het record is van de Artikelen.
Tip: Gebruik voor zoeken op de pagina CTRL+F. Hier tik je bijvoorbeeld verkoopprijs in.
Je komt uiteindelijk uit bij het record van de Artikelen met alle veldnummers die daarbij horen. Linksboven staat het record, in dit geval 2260. Cash wil ook weten bij welk artikel je wil gaan inlezen dus we hebben ook het veld van het artikel nodig. Dit is ook 2260. Vervolgens gaan we het veldnummer van de verkoopprijs opzoeken. Dat is 2267.
2. Maak een importbestand, op basis van Excelblad (opslaan als .csv formaat)
Maak een Excelblad met de te importeren gegevens. Het bestand moet altijd bestaan uit vaste kolommen. Dus niet de ene keer de prijs in kolom A en de volgende regel in kolom B. Sla uiteindelijk het bestand op als .csv bestand.
Het csv bestand dient te voldoen aan de volgende standaards:
- kolomeigenschap van artikelcodes = tekst (voorkom dat een code beginnend met 0 vervalt)
- kolomeigenschap van bedragen of prijzen in formaat 99999,99 en zonder valuatacode.
- kolomeigenschap van percentage in formaat 999,99 en zonder %-teken.
- verwijder onnodige lege regels.
- de kop van het Excelblad (in dit geval regel 1), geeft altijd errors bij de import. Je mag deze eruit halen, of de errors negeren
Upload het csv-bestand naar CASHWeb via het Documentenbeheer.
Stel, we willen het emailadres gaan inlezen bij een relatie (zoals voorbeeld 1 hierboven). Dan zou het Excelbestand er zo uit kunnen zien:
3.1 Controleer Stamgegevens
Bij de import worden stamgegevens en tabellen gecontroleerd op geldigheid van de aangeboden codes, zoals artikelcode, relatienummer, prijslijstcode of artikelgroep.
Ontbrekende en onjuiste codes zullen bij import een foutmelding veroorzaken, waardoor een correcte import niet mogelijk is. Controleer daarom vooraf of de stamgegevens aanwezig zijn in de administratie.
3.2 Maken van de Bestandsindeling
Met een bestandsindeling kunnen we bepaalde kolommen in Excel laten importeren in verschillende records/velden in CASH.
Als we bovenstaand voorbeeld willen gaan inlezen in CASH, dan zullen we daar een bestandsindelingen voor moeten maken. We gaan CASH vertellen waar kolommen A en B moeten worden ingelezen in de administratie.
Kolom A ($1*) = Relatienummer - record 0101 en veld 0101
Kolom B ($2) = E-mailadres - record 0101 en veld 0120
(*) Met $1 bedoelen we de eerste kolom in Excel (A), met $2 de tweede kolom (B) etc..
1) Maak het importsjabloon (bestandscode). Ga naar het kopje Financieel > Instellingen > Speciale functies > Bestandsindeling. Geef hier een nieuwe Bestandscode (bijvoorbeeld EMAIL om aan te geven dat het om de e-mailadressen gaat) aan en druk op ENTER.
2) Belangrijk hier is dat het soort bestand op A-ASCII staat, en het scheidingsteken een puntkomma is (;).
3) Vervolgens gaan we met de knop (F3)Veld de kolommen uit Excel definiëren.
4) We gaan kolom A (relatienummer) vastleggen. Maak volgnummer 010 aan en druk op ENTER. Het recordnummer is 0101 en het veldnummer is ook 0101. Bij waarde vullen we $1 in om aan te geven dat het om de eerste kolom in Excel gaat.
5) Kolom B leggen we op dezelfde manier vast. Dus volgnummer 020, Recordnummer 0101, Veldnummer 0120 en Waarde $2
4. Importeer csv-bestand via de bestandsindeling
Ga naar het kopje Financieel > Import/export/conversies > Import van gegevens > Via bestandsindeling
Selecteer de juiste bestandscode en bestandnaam.
5. Controleren van de import
Nu wil je natuurlijk zien of ze import geslaagd is.
In sommige gevallen krijg je na het doen van de import een pop-up dat er fouten zijn geconstateerd. Bekijk dit artikel om te kijken hoe je een error bestand moet lezen.
Zijn er geen fouten geconstateerd dan kan je steekproefsgewijs de relaties opzoeken en kijken of de juiste e-mailadressen zijn ingelezen.