Hier leggen we je uit hoe je prijzen en prijsafspraken in de module CASH Handel importeert vanuit Excel. Data import is op basis van een zelf in te stellen Bestandsindeling, waarbij elke kolom in Excel verwijst naar een rubriek in de CASH database. De rubriek is uniek gedefinieerd met Recordnummer en Veldnummer, beschreven in de Recordindeling CASH Handel.
Stappenplan data import:
1. Bepaal record indeling van te importeren data (record- en veldnummers)
2. Maak een importbestand, op basis van excelblad (opslaan als .csv formaat)
3. Controleer stamgegevens en maak de bestandsindeling (vertaling excelkolom naar record en veldnummers in CASH)
4. Importeer csv bestand via de juiste bestandsindeling
5. Controleren van de import
Omdat het importeren van prijswijzigingen best een ingrijpende handeling is, adviseren wij om dit eerst in een kopie administratie te doen.
1. Bepaal de recordindeling van de te importeren data
Voordat we beginnen met het importeren is het belangrijk om te weten wat we willen importeren. Vervolgens gaan we aan de hand van de Recordindeling van Handel de betreffende records en veldnummers erbij zoeken.
Hieronder alle records m.b.t. prijzen en prijsafspraken:
R2260 Artikelstamgegevens
R2270 verkoop stamprijzen in vr.val
R2272 vrk.korting per klant/art.groep
R2274 vrk.prijzen per klant/artikel
R2276 gestaffelde stamprijzen per artikel
R2279 vrk.prijzen per prijsgroep
R2280 vrk.prijzen per klant/prijsgroep
R2282 vrk.korting per pr.lijst/art.groep
R2284 vrk.prijzen per pr.lijst/artikel
R2288 Actieprijzen Verkoop
R2290 inkoopstamprijzen in vr.val
R2292 ink.korting per lev/art.groep
R2294 ink.prijzen per lev/artikel
En hier de veldnummers:
F2260 artikelcode
F2267 verkoopprijs
F2208 Artikelgroep
F2189 Prijsgroepcode
F2200 Prijslijstcode
F2983 Valutacode
F2267 Verkoopprijs
F2002 Korting%
F2289 Staffelaantal
2. Maak een importbestand, op basis van Excelblad (opslaan als .csv formaat)
Maak een Excelblad met de te importeren gegevens. Het bestand moet altijd bestaan uit vaste kolommen. Dus niet de ene keer de prijs in kolom A en de volgende regel in kolom B. Sla uiteindelijk het bestand op als .csv bestand.
Het csv bestand dient te voldoen aan de volgende standaards:- de kop van het Excelblad is vervallen, omdat deze niet geïmporteerd dient te worden. Ook Sub-koppen dienen te vervallen
- kolomeigenschap van artikelcodes = tekst (voorkom dat een code beginnend met 0 vervalt)
- kolomeigenschap van bedragen of prijzen in formaat 99999,99 en zonder valuatacode.
- kolomeigenschap van percentage in formaat 999,99 en zonder %-teken.
- verwijder onnodige lege regels.
Upload het csv-bestand naar CASHWeb via het Documentenbeheer.
Voorbeeld:
Stel, we willen de stamprijs van een artikel importeren en daarbij de prijs van een bepaalde prijslijst (in dit geval prijslijst PL-GH). Dan zou het Excelbestand er zo uit kunnen zien:
3.1 Controleer Stamgegevens
Bij de import worden stamgegevens en tabellen gecontroleerd op geldigheid van de aangeboden codes, zoals artikelcode, relatienummer, prijslijstcode of artikelgroep.
Ontbrekende en onjuiste codes zullen bij import een foutmelding veroorzaken, waardoor een correcte import niet mogelijk is. Controleer daarom vooraf of de stamgegevens aanwezig zijn in de administratie.
3.2 Maken van de Bestandsindeling
Met een bestandsindeling kunnen we bepaalde kolommen in Excel laten importeren in verschillende records/velden in CASH.
Als we bovenstaand voorbeeld willen gaan inlezen in CASH, dan zullen we daar twee bestandsindelingen voor moeten maken, omdat er 2 recordsoorten worden ingelezen. We gaan CASH vertellen waar kolom A, B, C, D en E moeten worden ingelezen in de administratie.
Kolom A ($1*) = Artikelcode - record 2260 en veld 2260
Kolom B ($2) = Omschrijving (wordt niet geïmporteerd)
Kolom C ($3) = Stamprijs verkoopprijs - record 2260 en veld 2267
Kolom D ($4) = Verkoopprijs Groothandel - record 2284 en veld 2267
Kolom E ($5) = Prijslijstcode - record 2284 en veld 2200
(*) Met $1 bedoelen we de eerste kolom in Excel (A), met $2 de tweede kolom (B) etc..
1) Maak het importsjabloon (bestandscode). Ga naar het kopje Handel > Instellingen > Speciale functies > Bestandsindeling. Geef hier een nieuwe Bestandscode (bijvoorbeeld ARTVPR om aan te geven dat het om de artikel verkoopprijs gaat) aan en druk op ENTER.
2) Belangrijk hier is dat het soort bestand op A-ASCII staat, en het scheidingsteken een puntkomma is (;).
3) Vervolgens gaan we met de knop (F3)Veld de kolommen uit Excel definiëren.
4) We gaan kolom A (artikelcode) vastleggen. Maak volgnummer 010 aan en druk op ENTER. Het recordnummer is 2260 en het veldnummer is ook 2260. Bij waarde vullen we $1 in om aan te geven dat het om de eerste kolom in Excel gaat.
5) Kolom C leggen we op dezelfde manier vast.
6) Omdat de kolommen D en E een ander record bevat, maken we hier een nieuwe bestandscode voor aan. Herhaal de stappen 1 t/m 3.
4. Importeer csv-bestand via de bestandsindeling
Ga naar het kopje Handel > Diversen > Import gegevens > Via bestandsindeling
Selecteer de juiste bestandscode en bestandnaam.
5. Controleren van de import
Nu wil je natuurlijk zien of ze import geslaagd is.
In sommige gevallen krijg je na het doen van de import een pop-up dat er fouten zijn geconstateerd. Bekijk dit artikel om te kijken hoe je een error bestand moet lezen.
Zijn er geen fouten geconstateerd dan kan je steekproefsgewijs de prijsafspraken controleren. Ga hiervoor naar het kopje Handel > Stamgegevens > Overzicht stamgegevens > Verkoopprijslijst.