Conversie Davilex Club naar CASH Leden

In dit artikel vind je een uitleg over de conversie van Davilex Club naar CASH Leden. Wat houdt de conversie precies in en hoe je deze uitvoert.

Wanneer je de overstap maakt van Davilex Club naar CASH Leden, is het van belang dat jouw Davilex bestanden correct om worden gezet naar de juiste bestandstype. Dit noemen we een 'Conversie'. Hieronder beschrijven we hoe deze uitgevoerd kan worden. 

 

 

• Voorbereiding in Davilex Club
• Voorbereiding in CASHWeb
• Conversie starten
• Administratie instellen na conversie
• Aandachtspunten conversie
• Gebruik CASH Leden
• (Fout)meldingen Conversie

Voorbereiding in Davilex Club

Controleren en opschonen Clubadministratie

De financiële gegevens uit het laatste contributiejaar van de lid- en relatiegegevens worden  overgenomen. Het is daarom aan te raden om de stamgegevens van de leden en relaties en  de grootboekrekeningen als ook de boekhouding van het laatste boekjaar te controleren  zodat de te converteren gegevens zo correct mogelijk zijn.

 

Controle aantal cijfers postnummers

Davilex Club kent een instelling die bepaalt uit hoeveel cijfers grootboekrekeningnummers bestaan. Als deze instellingen verkeerd staat dan worden de grootboekrekeningnummers  niet correct naar CASH Leden geconverteerd.

1. Open de te converteren administratie in Davilex;
2. Controleer in de instellingen of het aantal cijfers voor de postnummers correct staan ingesteld, het aantal cijfers moet overeenkomen met de lengte van de postnummers,  in de meeste gevallen moet dit op 4 cijfers ingesteld staan.
Ga hiervoor in de Instellingen van Davilex Club op het tabblad “Administratiebeheer”  naar Clubboekhouding > Grootboekrekeningen

 

Het SEPA Incassant-ID

Noteer het SEPA Incassant-ID omdat deze niet tijdens de conversie wordt meegenomen. In Davilex Club vindt u het Incassant ID terug bij de betreffende bankrekening via Inrichting >  Bankrekeningen.

 

Voorbereiding in CASHWeb

Om te kunnen mailen vanuit CASHWeb: SPF-record instellen .

Deze stap is alleen nodig als er vanuit CASHWeb vanaf een eigen internetdomein 
gemaild wordt, bijvoorbeeld tijdens het factureren van de leden. Heeft jouw organisatie geen eigen internetdomein en mail je vanaf een e-mailadres van de internetprovider of met een  Gmail, Hotmail of Outlook e-mailadres of vergelijkbaar,  dan is dit punt niet van toepassing.

Klik hier voor meer uitleg m.b.t. het instellen SPF-records. 

 

Gebruikers aanmaken op CASHWeb

Elke gebruiker die met CASHWeb gaat werken dient een eigen gebruikersaccount te krijgen. Het is niet mogelijk om met één account meerdere malen tegelijk in te loggen op CASHWeb. Je kunt zoveel gebruikersaccounts aanmaken op CASHWeb, afhankelijk van de licentie die je hebt afgenomen. Dit bepaalt tevens hoeveel gebruikers er tegelijkertijd een administratie kunnen openen.

Gebruikers kunnen worden aangemaakt door in te loggen op CASHWeb (de eerste gebruiker heeft standaard beheerdersrechten). Ga naar het 'Gebruikersoverzicht' en maak nieuwe gebruikers aan via de knop 'Maak aan'.  

 

Pop-ups voor CASHweb.nl toestaan

CASHWeb maakt gebruik van zogenaamde pop-ups om gegevens te tonen zoals facturen 
en overzichten. Hiervoor moet de browser voor www.cashweb.nl pop-ups toestaan. Dit kan als volgt ingesteld worden; 

- Mozilla Firefox:  Klik hier en volg de instructies zoals uitgelegd op deze pagina:

- Google Chrome: Open deze pagina in Google Chrome en stel de optie "Pop-ups en omleidingen" in op 'Toestaan'.  

- Microsoft Edge: Open deze pagina in Microsoft Edge en stel de optie "Pop-ups en omleidingen" in op 'Toestaan'.  

 

Conversie starten

Export naar CASH Leden

Vooraf aan de conversie dient er vanuit Davilex Club een export worden uitgevoerd naar 
CASH Leden. Start deze export via Import en Export > Exporteren > Export CASH 
Leden. Deze export maakt een ZIP-archief aan die nodig is voor de conversie.

 

Uploaden en converteren

Om de conversie te starten gebruik je de Davilex Upload tool. Hiermee kan het uit Davilex  Leden geëxporteerde ZIP-archief,  geupload worden naar CASHWeb. 

De upload tool zet de gegevens, die nodig zijn voor de conversie, op CASHWeb. Vervolgens wordt er een nieuwe CASH Leden administratie aangemaakt en wordt de conversie gestart. De upload tool geeft een melding zodra de conversie is voltooid, na deze melding kan de  geconverteerde administratie op CASHWeb geopend worden.

Administratie instellen na conversie

Nadat de conversie is uitgevoerd, kan de administratie correct worden ingesteld en de 
geconverteerde gegevens zelf worden gecontroleerd. Het gaat hierbij om de eigen administratie of die van de organisatie.

Controleer de volgende punten: 

 

Algemeen

● Voor het mailen vanuit CASH Leden moet het eigen e-mailadres ingevoerd worden. Het is ook van belang dat de bedrijfsnaam in bedrijfsgegevens  correct is Ga hiervoor naar 
Financieel > Instellingen > Bedrijfsgegevens.
● De optie “Gespreide betaling” staat na de conversie standaard aan in de contributie-instellingen. Deze vind je via Leden > Instellingen > Parameters. Hier geef je, per lid(optioneel) op dat er periodiek betaald wordt in plaats per jaar de contributie in één keer geïnd wordt. 

 

Controleren van de lid en relatiegegevens

Via Relaties  kunnen gegevens van een relatie/lid opgevraagd worden. Met F9 en F10  of met de pijltjesknoppen in de knoppenbalk bovenin, kan er door de relaties gebladerd worden.  Controleer altijd of de geconverteerde gegevens correct zijn.

○ Leden en relaties hebben na de conversie in CASH Leden een nieuw 
relatienummer toegewezen gekregen, maar kunnen nog steeds gevonden worden 
met de relatiecode uit Davilex via het veld “Extern Relnr”.  In de meeste 
gevallen kan er ook gezocht worden met de Davilex relatiecode via de velden 
“Relatienr” en “Zoeknamen”.
○ De betalingsfrequentie stel je lid in door een relatie te openen en via de rubriek “Betaalwijze” . Stel hier in of dit lid per jaar, half jaar,  kwartaal of per maand de contributie betaalt. Als er niet wordt ingesteld bij een relatie,  dan wordt de contributie per jaar in één factuur gefactureerd. 

 

Controleren contributietarieven

Via Leden > Instellingen > Contributietarieven kunnen  de tarieven gevonden worden. Controleer altijd de bedragen en de grootboekrekeningen waarop de contributie geboekt wordt.

 

Controleren boekhouding

● Controleer de stamgegevens grootboekrekeningen via Financieel > Stamgegevens > Grootboekrekeningen.

●  Via Dagboeken kunnen de verschillende dagboeken en boekstukken terug worden gevonden. Bij de bank en kas dagboeken moet handmatig de tegenrekening en de IBAN 
worden ingesteld.

●  Onder Financieel > Overzichten kunnen de financiële rapportages terug worden gevonden. 

Controleren boekhouding

● Via Financieel > Instellingen > Formulieren stel je de lay-out van de formulieren 
in.
● Instellen welk formulier als standaard moet worden gebruikt kan via  Facturering > Instellingen > Factureringsparameters st. Als hier geen formulier wordt ingesteld, dan vraagt CASH naar het formulier tijdens het factureren.

 

Samenstellen nota’s uitvoeren en resultaat controleren

● In CASH Leden staat het berekenen van de contributie (samenstellen nota’s) los van 
het factureren. Ook kunnen de nota’s opnieuw worden samengesteld voor een 
contributiejaar, wanneer er nog geen is contributie gefactureerd. Stel de nota’s samen 
via Leden > Contributienota’s > Samenstellen nota’s
● Na het samenstellen van de contributienota’s kan er via het overzicht 'nog te 
factureren' gecontroleerd worden of de contributie voor alle leden correct is berekend. 
Dit overzicht is te vinden via Leden > Contributienota’s > Nog te factureren.

 

Incassant ID

Een Incassant ID, wat nodig is om te kunnen incasseren, wordt niet meegenomen 
tijdens de conversie.Een Incassant ID kan worden ingesteld via Financieel > Instellingen > 
Debiteurenparameters.
In Davilex Club kan een Incassant ID terug worden gevonden bij de betreffende bankrekening via Inrichting > Bankrekeningen.

Aandachtspunten conversie

De conversie bestaat uit:

● Leden en lidcategorieën
● Incasso mandaten
● Overige relaties
● Extra velden
● Stamgegevens boekhouding:

○ Grootboekrekeningen
○ Dagboeken
○ Kostenplaatsen

● Van het laatste boekjaar (1 boekjaar):

○ De beginbalans
○ Journaalposten
○ Openstaande posten debiteuren (leden en verkopen) en crediteuren 
(inkopen) 

 

Uitgesloten van conversie

Het is goed om te weten wat buiten de conversie valt en dus niet wordt meegenomen. Hieronder een opsomming van de punten die hierbuiten vallen;

● Extra velden van het type: Meerkeuzelijst. CASH Leden kent geen meerkeuzelijsten, dit type extra veld kan hierom niet  geconverteerd worden.
● Gegevens uit andere Davilex modules
● Factuur lay-outs
● Het inrichten van de BTW administratie
● Contributiestaffels: CASH Leden kent geen contributiestaffels, als alternatief kan een lid gefactureerd  worden buiten de contributie om.
● Het opschonen of wijzigen van gegevens:
Tijdens de conversie worden de gegevens uit Davilex Leden overgenomen zoals ze 
zijn. Je zorgt er zelf voor dat deze gegevens correct en compleet zijn,  voordat 
de conversie gestart wordt. Gegevens die niet overgenomen moeten worden, kunnen vooraf of naderhand  zelf verwijdert worden.

 

Relaties/Leden

● Ongeldige e-mailadressen bij relaties en leden worden niet overgenomen
● Bij leden met een e-mailadres staat de factuursoort na de conversie ingesteld op e-mail: aan deze leden wordt de contributiefactuur gemaild
● Leden met een Davilex Club datum lidmaatschap in het verleden worden in CASH 
Leden als geblokkeerde relaties overgenomen. Een geblokkeerde relatie kan niet 
meer gebruikt worden voor de invoer van nieuwe mutaties, er kan dus ook geen 
contributie voor worden berekend.
● Een 10-cijferig banknummer (BBAN) en/of ongeldige IBAN worden niet 
overgenomen. Alleen een geldige IBAN kan worden overgenomen.
● De mandaatgegevens incasso wordt alleen overgenomen bij relaties met een IBAN.  Als de relatie in Davilex Club geen IBAN heeft dan wordt een mandaat niet 
overgenomen tijdens de conversie.
● Alle relaties krijgen tijdens de conversie in CASH Leden een nieuw relatienummer 
toegekend. De Davilex lidcode wordt in CASH echter wel overgenomen als extern 
relatienummer én in de meeste gevallen ook als zoeknaam. Hierdoor is het mogelijk  om in CASH Leden relaties te vinden met de Davilex lidcode via de velden: Relatienr, Zoeknamen en Extern Relnr. 

 

Contributie

● Niet alle lidcategorieën worden geconverteerd naar contributietarieven, alleen actieve lidcategorieën worden geconverteerd naar Davilex Leden.
● In Davilex Club stel je de contributie frequentie per lidcategorie in, in CASH Leden 
doe je dit per relatie. Dit betekent dat deze frequentie niet geconverteerd kan 
worden, dit moet hierom na de conversie handmatig per lid ingesteld worden.
● CASH Leden kent een maximum van tien gekoppelde lidcategorieën per lid. Er worden dus tijdens de conversie per lid maximaal de top tien actieve lidcategorieën  overgenomen.
● De zoekcodes van lidcategorieën worden overgenomen tot een lengte van tien 
tekens, langere zoekcodes worden afgekapt op 8 tekens en krijgen een uniek 
volgnummer van twee getallen.
● Contributieladders bestaan niet in CASH Leden en kunnen daarom niet 
geconverteerd worden. In CASH Leden is het wel mogelijk om een losse of periodieke factuur aan een lid te versturen buiten de contributie om. Op deze wijze 
kunnen er altijd afwijkende contributiebedragen of andere zaken aan leden 
gefactureerd worden.
○ Lidcategorieën gekoppeld aan contributieladders (in CASH Leden zijn dit 
contributietarieven) kennen daarom na de conversie geen bedrag.  Dit 
moet zelf ingesteld worden.
● De bedragen van lidcategorieën worden wel geconverteerd, maar omdat de 
contributie in CASH Leden op een andere wijze wordt verwerkt, moet dit 
gecontroleerd en gecorrigeerd worden voordat er contributie in CASH Leden kan 
worden berekend. In CASH Leden wordt altijd gerekend met een jaarbedrag voor de  contributie dat eventueel periodiek betaald kan worden afhankelijk van de 
instellingen van het individuele lid. 

 

Boekhouding

● Bij de bank en kas dagboeken moet handmatig de tegenrekening en de IBAN 
worden ingesteld, dit wordt door de conversie niet meegenomen.
● Kostenplaatsen uit Davilex worden overgenomen in de stamgegevens van CASH 
Leden maar kunnen niet worden meegenomen met de geïmporteerde boekstukken 
uit Davilex Club. Dit heeft te maken met een technisch verschil tussen Davilex Club 
en CASH Leden.
● Indien een kostenplaats in Davilex Club een zoekcode had van drie tekens of korter dan wordt deze overgenomen. Kostenplaatsen met een langere zoekcode krijgen een nieuwe code tijdens de conversie.
● Voer je een BTW administratie? In dat geval moet de BTW administratie in CASH 
Leden opnieuw ingericht worden. Het verschil tussen de verwerking van BTW is in 
beide pakketten te groot om dit via een conversie over te kunnen nemen.
● Alleen het laatste boekjaar uit Davilex Club wordt geconverteerd, oudere boekjaren worden tijdens de conversie niet meegenomen naar CASH Leden.
● Om er voor te zorgen dat er na de conversie geen openstaande posten ontstaan die er voor de conversie niet waren, wordt er tijdens de conversie in dagboekcode 
MEMO een boekstuk 000001 aangemaakt met als boekstukdatum de datum van de 
conversie waarin alle openstaande posten van dezelfde relatie die tegen elkaar 
wegvallen zijn weg geboekt. Dit geldt zowel voor de inkomende als voor de 
uitgaande facturen van alle relaties, ongeacht of dit leden zijn of niet.
● Na de conversie kunnen er posten aanwezig zijn met factuurnummer 000000. Deze posten ontstaan als er in Davilex een betaling is geboekt waar geen openstaande post tegenover staat, deze betalingen kennen geen factuurnummer wat in CASH Leden verplicht is. Hierdoor krijgen deze betalingen het factuurnummer 000000  toegekend tijdens de conversie.
● Na de conversie is er een relatie “Davilex beginbalans” aanwezig. Deze relatie wordt aangemaakt omdat er in Davilex Club op de beginbalans op grootboekrekeningen 1200 Debiteuren en 1600 Crediteuren geboekt kan zijn zonder relatie of factuurnummer, in CASH Leden is een relatie en factuurnummer verplicht bij het boeken op deze grootboekrekeningen. Als deze posten op de beginbalans niet (meer) bestaan dan kan de relatie “Davilex beginbalans” verwijderd worden.

● Een incassant ID uit Davilex Club wordt niet meegenomen tijdens de conversie.

Gebruik CASH Leden

Voor het bijhouden van een ledenadministratie in CASH Leden, zijn de volgende opties relevant; 

De administratie

● Log in op CASHWeb via www.cashweb.nl
● Klik in het blok “ADMINISTRATIES” op Overzicht, waarna de administratie verschijnen
● Klik aan de rechterkant op dezelfde regel op het sterretje als de administratie als favoriet gemarkeerd dient te worden.
● Druk vervolgens op de Esc-toets
● De administratie staat voortaan op het startscherm van CASHWeb onder “ADMINISTRATIES”
● Open de administratie door er op te klikken

 

Ledenbeheer

● Leden: Relaties
● Oud-leden: Relaties
● Extra velden bij Leden: Relaties > F6 Rubriek
● Inrichting Extra velden: Financieel > Instellingen > Specifieke functies > Vrije 
rubriekscodes
● Lidcategorieën: Leden > Instellingen > Contributietarieven
● Lay-out: Financieel > Instellingen > Formulieren
● Import en Export: Financieel > Import/export/conversies

 

Clubboekhouding

● Alle relaties: Relaties
● Bank en Kastransacties: Dagboeken > Kas/bank/giro
● Openstaande posten:
         - Dagboeken > Inkomende facturen
         - Dagboeken > Uitgaande facturen
● Balansmutaties: Dagboeken > Memoriaal
● Beginbalans: Dagboeken > Beginbalans
● Contributieberekening: Leden > Contributienota’s > Samenstellen nota’s
● Rapportage: Financieel > Overzichten
● Import en Export: Financieel > Import/export/conversies

 

Internetbankieren

Om gebruik te maken van internetbankieren is een CASH Connect abonnement nodig. Meer informatie over CASH Connect vind je hier.

 

Inrichting

● Financieel > Stamgegevens
           - Grootboekrekeningen
           - Dagboekcodes
           -  Kostenplaatsen
           -  Medewerkers
● Financieel > Instellingen
           -  Administratieparameters (Algemene gegevens administratie)
           -  Bedrijfsgegevens (Eigen gegevens administratie)
           -  Formulieren (Factuur lay-outs)
           -  Debiteurenparameters

 

(Fout)meldingen Conversie

Voor een overzicht van de (fout)meldingen die kunnen optreden tijdens de conversie, verwijzen we je graag verder naar  "Ik krijg een (fout)melding tijdens de Davilex Club- CASH Leden conversie. Wat nu?"

 

Top