In CASHWeb is het mogelijk om voor Relaties en Dagboekmutaties, gegevens te importeren in het 'E-port' formaat. Er zijn meerdere versies beschikbaar van E-port. We raden aan om te allen tijde de laatste versie te gebruiken bij het importeren van gegevens naar CASHWeb.
Vóórdat een import van dagboekmutaties (met behulp van E-port) uitgevoerd kan worden, wordt er een controle uitgevoerd door CASHWeb. Deze controle wordt gedaan op de Stamgegevens die aanwezig zijn in de CASH-administratie.
De import kan succesvol uitgevoerd worden op basis van de volgende instellingen in een administratie;
- BTW-codes E-port. Conversie van de BTW-code in E-port naar de juiste grootboekrekening in CASHWeb. Klik hier voor instructies;
- Dagboekcode: met een geactiveerde externe import, via rubriek dagboekcode extern. Wanneer het niet duidelijk is welke dagboekcode wordt gebruikt in het E-port bestand, raden we aan om het bestand te openen in CASHWeb met behulp van de 'E-port viewer' via Financieel > Import / export / conversies > Import van gegevens > E-port > E-port viewer;
- Er wordt geadviseerd om te werken met een Vaste tegenrekening in het Dagboekcode. Zo worden mogelijke boekingsverschillen op een duidelijke en herkenbare rekening geboekt;
- Grootboeknummers: Alle grootboeknummers die reeds eerde gebruikt zijn bij een import dienen aanwezig te zijn in de administratie;
- Relatienummers: Alle relatienummers die reeds eerder bij de import zijn gebruikt, dienen aanwezig te zijn. We adviseren eerst de relatienummers te importeren en daarna apart de journaalmutaties.
Let op! Data-import van E-port formaat is alleen geschikt voor inlezen van nieuwe boekstukken. Dit formaat is ongeschikt voor muteren van bestaande boekregels.
We raden aan om eerst re data-import te evalueren in een testomgeving. Hiermee kan
worden vastgesteld of alle gewenste instellingen aanwezig zijn, zodat een productierun
mogelijk is, zonder onverwachte foutmeldingen.
Import methode
Data-import van het E-port formaat is mogelijk volgens 2 methodes:
- Handmatig: Dit is vooral geschikt voor een incidentele import of in een beperkte frequentie. Navigeer hiervoor via het menu naar Financieel > Import / export / conversies > E-port > E-port import;
- Automatisch: Deze methode is volledig automatisch en gebaseerd op een API-opdracht. Dit is geschikt voor een terugkerende frequentie(dagelijks/wekelijks/maandelijks).
Import data controle
Tijdens een import wordt de data-inhoud gecontroleerd op geldigheid. Geconstateerde
onjuistheden worden gemeld op het scherm (handmatige methode) of in een e-mail welke wordt verzonden naar het e-mailadres van het bedrijf (API-request).
Standaard veldwaarden
Data import van E-port formaat maakt gebruikt van de volgende standaardwaarden:
- Soort bestandsformaat;
- Relaties (SOAP tag = 3)
- Dagboekmutaties (SOAP tag = 4)
- Versienummer journaalposten = 7
- Boekperiode = maand en jaar van de boekdatum
- Tegenrekening = grootboekrekening van het dagboek
Bij een handmatige data-import, worden de selectievragen beantwoord via het scherm Import E-port.
Bij de import op basis van een API wordt het bestandsformaat bepaald met de SOAP-tag , 3 = Relaties, 4 = Dagboekmutaties.
De andere selecties worden zonder aparte SOAP-tag gevuld met standaardwaarden(default).