Bij het aanmanen kan het belangrijk zijn om op verschillende manieren dit proces te sturen. Bij CASH is gekozen om de inhoud van de aanmaning volledig vrij te houden, zodat je in grote lijnen zelf kan bepalen wat je verstuurt en wanneer.
Verder kan per relatie worden gedefinieerd dat er geen aanmaning mag worden verzonden. Tevens kan worden gespecificeerd dat alleen bij een bepaald minimumbedrag de aanmaning daadwerkelijk wordt afgedrukt.
Ook kan je met verschillende teksten bepalen hoe streng je jouw klant wil attenderen op de openstaande post.
Hieronder gaan we de verschillende instellingen bespreken:
- Debiteurenparameters
- E-mailinstellingen
- Relaties
- Aanmaningsteksten
- Formulieren
- Afdrukken aanmaning per relatie
- Afdrukken aanmaningen in een run
- Terugdraaien van een aanmaning
Debiteurenparameters
Ga naar Financieel > Instellingen > Debiteurenparameters.
Betaaldagen
De betalingstermijn in dagen die standaard wordt gehanteerd. Vanaf de dag dat de betalingstermijn wordt overschreden, is de factuur vervallen. In het Relatiescherm kan hier van worden afgeweken.
Min. Bedrag
Het minimumbedrag voor het afdrukken van een aanmaning. Als het totaal van de op de aanmaning te verschijnen posten minder is dan dit bedrag, wordt de aanmaning niet afgedrukt.
Formuliercode
De formuliercode die gebruikt gaat worden voor het opmaken van de aanmaning. Het formulier kan je zelf opmaken. Je kan bijvoorbeeld zelf de kolommen bepalen of eventueel een logo toevoegen. Met de functie Instellen formulieren zijn de formulieren aan te passen en toe te voegen.
Rente percentage
Met deze rubriek wordt het rentepercentage aangegeven dat berekend wordt op de aanmaning als de factuur, langer dan het aantal dagen uit de volgende rubriek, openstaat.
Ouderdom factuur
Met deze rubriek wordt de ouderdom bepaald vanaf wanneer er rente op de aanmaning wordt berekend. De ouderdom wordt berekend vanaf de factuurdatum plus de waarde uit deze rubriek, dus niet vanaf het aantal vervallen dagen.
Rente tekst
Met deze rubriek wordt de tekst aangegeven die op de aanmaning zal worden geprint, als er een bedrag aan rente in rekening wordt gebracht.
WIK tekst
In deze rubriek wordt de tekst vastgelegd, die op de aanmaning moet worden afgedrukt, indien de WIK (Wettelijke Incasso Kosten) worden berekend en afgedrukt.
Contactsoorten
De notities van deze soort(en) kunnen worden getoond in functie ‘Openst. facturen (actueel)’ en in functie ‘Debiteurenbewaking’. De eerst opgegeven notitiesoort wordt tevens gebruikt als notitiesoort bij de notities die worden aangemaakt tijdens het afdrukken van aanmaningen. Deze rubriek is alleen van toepassing als de module CRM is geïnstalleerd.
Eigenschappen
Klik op het veld om de eigenschappen te wijzigen. Voor de aanmaningen zijn alleen eigenschappen A en H beschikbaar.
Functie
Op basis van de hier ingevulde functie wordt gezocht bij de contactpersonen. Indien er een 'match' wordt gevonden, worden de gegevens van deze contactpersoon gebruikt voor de adressering van de aanmaning. Als de aanmaning gemaild wordt dan kunnen er tot 3 CC mailadressen vastgelegd worden. De contactpersoon moet dan dezelfde functie hebben en een vinkje bij CC in het scherm onderhoud contactpersonen.
E-mailinstellingen
In de debiteurenparameters kun je de e-mailinstellingen instellen. Ga hiervoor bovenaan naar de knop Tekst.
In dit tabje kan je het volgende instellen:
- Onderwerp van de e-mail
- Stukje tekst wat in het e-mailbericht wordt gezet
- Eventueel een cc of bcc
Relaties
Bij de relatie gegevens kan je eventueel wat extra zaken instellen. Ga naar Relaties > Selecteer relatie > (F7) Deel2
Ga naar het veld ‘Eigenschappen’.
- Is dit veld blanco, dan wordt de debiteur aangemaand.
- Voer je hier de letter ‘N’ in, dan wordt de klant nooit aangemaand.
- Voer je hier een ‘E’ in dan wordt de klant wel aangemaand, maar altijd met de eerste (meest vriendelijke) aanmaningstekst, welke je hebt ingevoerd in de functie Financieel > Instellingen > Aanmaningsteksten.
Je kan per relatie ook een aantal ‘Betaaldagen’ vastleggen. De waarde, welke je bij ‘Betaaldagen’ invoert, heeft altijd voorrang boven het algemene aantal ‘Betaaldagen’ van de functie Financieel > Instellingen > Debiteurenparameters.
Aanmaningsteksten
Met deze functie voer je de standaardteksten voor de aanmaningen in. Als een factuur slechts enkele dagen is vervallen dan stuur je vriendelijker bericht dan wanneer een factuur na 30 vervaldagen nog niet is betaald. Ga hiervoor naar Financieel > Instellingen > Aanmaningsteksten
Bepaal van te voren om de hoeveel dagen je een aanmaning wilt versturen. Je kan bijvoorbeeld het volgende instellen:
- Aantal dagen 001, met als kopregel Betalingsverzoek. Attendeer de klant op een vriendelijke manier van de openstaande post.
- Aantal dagen 031, met als kopregel Aanmaning. De tekst mag al iets strenger, de post is inmiddels 31 dagen vervallen.
- Aantal dagen 061, met als kopregel In Gebrekestelling. Hier kan je eventueel al gaan verwijzen naar een incassobureau.
Je staat uiteraard vrij om zoveel teksten aan te maken als je wil.
Met aantal dagen 001, 031, 061 wordt dus bedoeld: 1 dag, 31 dagen, of 61 dagen vervallen. Hier tel je dus het aantal ingestelde betaaldagen bij op om te bepalen hoelang een post openstaat.
Formulieren
Denk eraan om het formulier aan te passen of aan te maken via Financieel > Instellingen > Formulieren. Klik hier voor meer informatie.
Afdrukken aanmaning per relatie
Ga naar het kopje Relaties > Selecteer relatie > (F8) Menu > Aanmaning.
Met deze functie maken we een aanmaning voor één debiteur. Selecteer bij de optie Soort aanmaning de gewenste optie
Afdrukken aanmaken in een run
Voor het uitdraaien van een aanmaningsrun ga je naar Financieel > Overzichten > Debiteuren/Crediteuren > Aanmanen > Aanmanen. Met deze functie kunnen alle aanmaningen in één keer gemaakt worden. Je kunt in alle gevallen aangeven, welke posten aangemaand moeten worden.
Voordat je een aanmaningsrun maakt is het aan te raden eerst een aanmaanadvies uit te draaien. Hier kan je per factuur zien welk soort aanmaning CASH wil gaan sturen. Het aanmaanadvies kan kan je vinden onder Financieel > Overzichten > Debiteuren/Crediteuren > Aanmanen > Aanmaan advies
Terugdraaien van een aanmaning
Als je in de Debiteurenparameters eigenschap ‘A’ hebt aangevinkt dan is het mogelijk om een aangemaakte aanmaning terug te draaien.
Er zijn een aantal situaties denkbaar waarin je een aanmaning wilt terugdraaien:
- Je hebt nog wat wijzigingen doorgevoerd en je wil de aanmaning opnieuw afdrukken
- De printer is bij een bepaalde relatie vastgelopen tijdens het afdrukken van de
aanmaning (bijvoorbeeld tijdens het afdrukken van een run) en je wilt de run verder
laten gaan vanaf deze relatie.
Om een aanmaning terug te draaien volg je de volgende stappen:
1. Ga naar Financieel > Diversen > Terugdraaien aanmaning.
2. Selecteer de relatie waarvan je de aanmaning wilt terugdraaien.
3. Klik op om de terugdraai actie te bevestigen. De laatste aanmaning wordt vervolgens teruggedraaid. Je kunt deze functie meerdere keren uitvoeren als dit nodig is