Hoe stel ik de aanmaanrobot in?

De aanmaanrobot maakt aanmaningen per factuur. Het voordeel hiervan is dat iedere factuur direct op zijn eigen vervaldatum kan worden aangemaand en dus altijd de aanmaantekst bevat die slaat op de betreffende factuur. 

Deze functie kan dagelijks worden gestart en zorgt ervoor dat een factuur altijd maar een enkele keer met een bepaalde tekst wordt aangemaand. De robot kan zodanig worden geactiveerd, dat deze zonder menselijke tussenkomst, automatisch wordt gestart. Dus als alle instellingen zijn gedaan hoef je er nooit meer naar om te kijken.

Als bij de betreffende relatie een e-mailadres is ingevuld, wordt de aanmaning naar dit e-mailadres gestuurd. Van de verstuurde aanmaningen wordt een verslag opgemaakt en verstuurd naar een eigen ingesteld e-mailadres.

Hieronder gaan we de volgende instellingen bespreken

• Parameters aanmaanrobot
• E-mailinstellingen
• Aanmaningsteksten
• Formulieren

Parameters aanmaanrobot

Ga voor de instellingen naar Financieel > Aanmaanrobot > Parameters Aanmaanrobot.

E-mail afzender
Hier vult je het e-mailadres in. Laat je dit leeg, dan kiest CASH het mailadres uit de Administratieparameters.

E-mail printlog
E-mailadres van de persoon binnen het eigen bedrijf die de verzamel-PDF moet ontvangen met alle aanmaningen van relaties die geen e-mailadres hebben. Deze persoon moet de PDF afdrukken en de aanmaningen per post verzenden. Als deze rubriek leeg blijft, wordt de rubriek 'E-mail afzender' overgenomen.

E-mail deb.beheer
E-mailadres van de persoon binnen het eigen bedrijf die het verslag moet ontvangen van alle verzonden aanmaningen. In principe is dit de debiteurenbeheerder. Als de rubriek leeg blijft, wordt de rubriek 'E-mail printlog' overgenomen.

Interval dagen
Hier dient het aantal dagen te worden ingegeven dat minimaal tussen de aanmaningen van een factuur moet liggen. De defaultwaarde is 14. Dit voorbeeld zorgt er voor dat opvolgende aanmaningen mbt. dezelfde factuur nooit binnen de 14 dagen worden gestuurd.

Vertragingsdagen
Hier kan een aantal dagen worden ingegeven dat bij de vervaldatum wordt opgeteld. De defaultwaarde is 3. Dit aantal geeft de ruimte aan die je wilt aanhouden als 'verwerkingstijd' van de betalingen bij de bank, of het aantal dagen dat je zelf achterloopt met het verwerken van de 
bankafschriften.

Formuliercode
De formuliercode van de automatische aanmaning. Let op dat er een andere layout nodig is dan zoals in gebruik bij de andere aanmaningsfunctie, omdat Aanmaanrobot altijd over 1 factuur gaat. Gebruik eventueel Instelhulp aanmaningen om de juiste layout in te lezen. De standaardformuliercode hiervoor is B1R.

Vanaf datum
Hier kun je een begindatum ingeven. Alle facturen met een factuurdatum die ligt voor deze begindatum worden overgeslagen. Deze rubriek kun je gebruiken om facturen die al in behandeling zijn bij een incassobureau uit te sluiten.

Autom. Activeren
Met deze rubriek kun je de aanmaanfunctie automatisch laten starten. Door deze aan te vinken gebeurt dit nadat de administratie wordt afgesloten of als de laatste gebruiker CASH verlaat. Je kunt deze rubriek alleen activeren als 'E-mail afzender' en 'Formuliercode' zijn ingevuld.

Factuur meesturen
Je kunt, door deze aan te vinken, er voor zorgen dat de betreffende openstaande facturen meegezonden worden met de aanmaning.

Rentepercentage
Als je rente wilt doorbelasten over het openstaande saldo, dan vul je hier het rentepercentage in. Dit wordt berekend als de factuur langer open staat dan het aantal dagen uit de volgende rubriek. De rente wordt berekend en op de aanmaning vermeld. De rente wordt niet geboekt in de financiële administratie.

Ouderdom factuur
Hier geef je op na hoeveel dagen vanaf factuurdatum er rente berekend moet worden.

Rente tekst
In deze rubriek wordt de tekst aangegeven die op de aanmaning zal worden geprint, als er een bedrag aan rente in rekening wordt gebracht

Functie
Op basis van de hier ingevulde functie wordt gezocht bij de contactpersonen. Indien er een 'match' wordt gevonden, worden de gegevens van deze contactpersoon gebruikt voor de adressering van de aanmaning. Als de aanmaning gemaild wordt dan kunnen er tot 3 CC 
mailadressen vastgelegd worden. De contactpersoon moet dan dezelfde functie hebben en een vinkje bij CC in het scherm onderhoud contactpersonen.

Contactsoorten
De notities van deze soort(en) kunnen worden getoond in functie ‘Openst. facturen (actueel)’ en in functie ‘Debiteurenbewaking’ De eerst opgegeven notitiesoort wordt tevens gebruikt als notitiesoort bij de notities die worden aangemaakt tijdens het afdrukken van aanmaningen. Deze rubriek is alleen van toepassing als de module CRM is geïnstalleerd.

E-mailinstellingen

In de parameters van de aanmaanrobot kun je de e-mailinstellingen instellen. Ga hiervoor bovenaan naar de knop Tekst.

In dit tabje kan je het volgende instellen:

• Onderwerp van de e-mail
• Stukje tekst wat in het e-mailbericht wordt gezet
• Eventueel een cc of bcc

Aanmaningsteksten 

Met deze functie voer je de standaardteksten voor de aanmaningen in. Als een factuur slechts enkele dagen is vervallen dan stuur je vriendelijker bericht dan wanneer een factuur na 30 vervaldagen nog niet is betaald. Ga hiervoor naar Financieel > Instellingen > Aanmaningsteksten

Bepaal van te voren om de hoeveel dagen je een aanmaning wilt versturen. Je kan bijvoorbeeld het volgende instellen:

• Aantal dagen 001, met als kopregel Betalingsverzoek. Attendeer de klant op een vriendelijke manier van de openstaande post.
• Aantal dagen 031, met als kopregel Aanmaning. De tekst mag al iets strenger, de post is inmiddels 31 dagen vervallen.
• Aantal dagen 061, met als kopregel In Gebrekestelling. Hier kan je eventueel al gaan verwijzen naar een incassobureau.

Je staat uiteraard vrij om zoveel teksten aan te maken als je wil.

Formulieren

Denk eraan om het formulier aan te passen of aan te maken via Financieel > Instellingen > Formulieren.  Klik hier voor meer informatie.