Nadat een CASHWeb gebruiker is toegevoegd voor het gebruik van de CASHapp, dient de CASH administratie ingericht worden. Vindt in dit artikel hoe je dit doet.
Om te beginnen ga je naar CASHWeb en login met je relatienummer, e-mailadres en wachtwoord. Selecteer vervolgens een administratie. Hieronder leggen we per functie/module uit hoe de administratie ingericht kan worden.
Medewerkers CASH Financieel
Financiële medewerker wordt in de CASHapp gebruikt voor het boeken, declareren en fiatteren.
- Navigeer, in de geselecteerde administratie naar Financieel > Stamgegevens > Medewerkers;
- Selecteer bij 'Pers.code' de medewerker op waar de opties voor ingericht moeten worden.
Declareren
Als de medewerker via de CASHapp moet kunnen declareren, vul je in het kopje 'Algemeen' de 'relatienummer' van deze medewerker in. Dit relatienummer is de crediteur van de boeking van de declaratie en moet dus als relatie zijn aangemaakt in de administratie.
Kostensoort fiatteren
Wanneer een medewerker zelf de kostengrootboekrekening mag kiezen bij het fiatteren van een factuur, wordt deze rekening in de boeking gewijzigd. De medewerker krijgt alleen de keuze voor voor een grootboekrekening als dit zo is ingesteld en wanneer de boeking van de factuur alleen één kostenregel heeft.
- Klik links in het scherm op de knop 'KostFiat';
- Selecteer in het scherm 'Kostensoorten fiattering' de grootboekrekeningen waar de medewerker uit mag kiezen voor het fiatteren;
- Bevestig de ingave met de 'Esc-toets' op de toetsenbord.
Grootboeken
Specifieke grootboekrekeningen klaarzetten voor het inboeken van kas- / pinbonnen en declaraties kan in hetzelfde scherm 'Onderhoud medewerkers Personeelscode: [NAAM MEDEWERKER]'.
- Klik links in het scherm op de knop 'KostApp';
- Selecteer in het scherm 'Grootboeken CASHapp medew' de grootboekrekeningen waarover uitsluitend deze medewerker de beschikking heeft;
- Bevestig de ingave met de 'Esc-toets' op de toetsenbord.
Voor het fotograferen en boeken van kas- en pinbonnen of het fiatteren via de app zijn enkele boekhoudkundige instellingen vereist in CASHWeb voor de module CASH Financieel. Klik hier voor instructies.
Medewerkers CASH Facturering
Stel de benodigde omzetrekeningen in voor facturering.
Factureringsparameters - Facturering
Voor het verzenden van facturen vanuit de CASHapp, zijn er een aantal instellingen vereist in CASHWeb.
- Navigeer, in de geselecteerde administratie, via het menu, naar Facturering > Instellingen > Factureringsparameters;
- Klik in het scherm 'Instellen parameters 1 (algemeen)' op het tabblab 'CASHapp';
- Stel de benodigde omzetrekeningen in voor facturatie. Geef hier tevens op waar een automatische notificatie naartoe gestuurd moet worden als het versturen (via e-mail) van het factuur niet is gelukt.
Factureringsparameters - Offertes
Voor het verzenden van offertes vanuit de CASHapp, zijn er een aantal instellingen vereist in CASHWeb.
- Navigeer, in de geselecteerde administratie, via het menu, naar Facturering > Instellingen > Factureringsparameters;
- Klik in het scherm 'Instellen parameters 1 (algemeen)' op het tabblab 'Factureringsparameters';
- Stel hier de volgende opties in;
- Form code offerte: Het te gebruiken formuliercode voor het vormgeven van de offerte;
- Volgende offerte: Bepaal hiermee het eerstvolgende nummer dat moet worden gebruikt als offertenummer. Na het invoeren van een offerte, wordt de waarde van deze rubriek automatisch met één(1) verhoogd;
TIP: Maak een kopie van de Formuliercode voor facturatie en gebruik deze kopie als formuliercode voor de offertes.
- Klik in hetzelfde scherm op tabblad 'Tekst fact;
- Geef hier de tekst op als begeleidend bericht wordt verzonden als e-mail, met daarin het factuur als bijlage(PDF).
- Klik in hetzelfde scherm op tabblad 'Tekst offerte;
- Geef hier de tekst op als begeleidend bericht wordt verzonden als e-mail, met daarin de offerte als bijlage(PDF).
- Klik op 'OK' om je koppeling te bevestigen.
Medewerkers CASH Projecten
De medewerker voor 'Urenregistratie Projecten' wordt gebruikt voor het vastleggen van uren via de CASHapp.
- Klik in het startscherm rechtsboven in het scherm op de 'tandwiel' en selecteer de optie 'Gebruikersoverzicht';
- Selecteer de gebruiker, waarvoor je op opties in CASHapp in wilt stellen, door hier dubbel op te klikken met de linkermuisknop;
- Noteer het 'nummer' van de gebruiker, deze heb je later nodig;
- Klik op 'Annuleer' en ga terug naar het startscherm met behulp van de 'Esc-toets' op de toetsenbord;
- Selecteer een administratie;
- Navigeer via het menu naar Projecten > Instellingen > Medewerkerscode;
- Zoek bij 'Medewerkerscode' de medewerker op en toets de 'Enter-knop' op de toetsenbord om naar de volgende regel te gaan;
- Bij rubriek 'Inlog gebruikerscode' , vul je het nummer in wat je zojuist hebt genoteerd;
- Klik op 'OK' om je koppeling te bevestigen.