Intro
Op onze supportafdeling krijgen we rond de jaarwisseling veel vragen over het aanmaken contributienota's. Dat is ook niet gek, want je doet deze handeling maar 1 keer per jaar.
Waar moet je allemaal aan denken voordat je de contributienota’s gaat draaien?
We gaan deze punten even kort doornemen:
- Leden beheren (opzeggen en aanmelden)
- Contributietarieven controleren
- Contributienota’s samenstellen
- Facturatie
- Incasseren
Leden beheren
Opzeggingen en aanmeldingen komen vaak voor op verenigingen. Vandaar dat je deze altijd moet beheren voordat je nieuwe contributienota’s gaat maken.
Leden opzeggen
Zoek de relatie op via het kopje ‘Relaties’ in het menu. Haal bij de trefwoordvelden, de betreffende contributie codes weg. Ga daarna via de knop (F5) Factuur naar de factuurregels. Zoek de orderreferentie CONTR op, en verwijder met de knop ‘Wissen’ bovenaan de factuurregels. Je kan de relatie eventueel blokkeren om te voorkomen dat er nog op geboekt kan worden. Ga hiervoor naar Deel II bij de relatie en vink het boxje ‘Geblokkeerd’ aan.
Lid aanmelden
Maak een nieuwe relatie aan en vul de juiste contributietarieven in bij de trefwoorden. Cash zal deze dan ook automatisch meenemen met de volgende run contributienota’s. Werk je met tarieven voor verschillende leeftijden? Vul dan ook de geboortedatum in. Vul ook het banknummer en het e-mailadres in. Als je de factuur wil mailen dan ga je naar het Deel II scherm en zet het veld ‘Factuur srt’ op E-PDF. Vergeet ook niet de betaalwijze en het incassoveld in te vullen. Als je gaat incasseren dan moet ook de machtiging bij de relatie worden ingesteld. Ga naar de knop (F8) Menu > Diversen > Mandaat gegevens incasso.
Contributietarieven controleren
Wellicht zijn de contributietarieven veranderd. Handig dus om deze even te controleren. Ga naar het kopje Leden > Instellingen > Contributietarieven.
Contributienota’s samenstellen
Nu alles is gecontroleerd kunnen we de Contributatienota’s gaan samenstellen. Ga hiervoor naar het kopje Leden > Contributienota’s > Samenstellen nota’s. Kies het juiste contributiejaar en klik op het groene pijltje.
Facturatie
Voordat je gaat factureren is het handig om eerst te controleren of alles goed staat. Je kunt bijvoorbeeld het volgende overzicht opvragen: Leden > Contributienota’s > Nog te factureren. Zet de periodecode op Jaar. En de vanaf vervaldatum zet je op de datum waarop de facturen gedraaid gaan worden. Vaak is dit 1 januari. Op dit overzicht staan alle nog te facturen contributienota’s
Een andere handige controle optie is de trefwoordenteller. Ga hiervoor naar Leden > Overzichten > Gebruikte trefwoorden. Laat het trefwoord leeg en druk op het groene pijltje. Nu krijg je een overzicht met alle gebruikte trefwoorden en hoe vaak ze zijn gebruikt.
Let op! een factuurrun is definitief en kan niet worden teruggedraaid. Het is als extra controlemiddel mogelijk om de run eerst proforma te draaien.
Als alles in orde is dan gaan we facturatierun draaien. Ga hiervoor naar het kopje Leden > Contributienota’s > Factureren. Wil je eerst een proefrun draaien? Zet dan in de tweede regel het veld ‘Soort formulier’ op Proforma. Vul de boekdatum (de datum die in het dagboek gebruikt wordt) en de peildatum (de datum die in de factuurregel staat, vaak 1 januari). Zet de periodecode op J-Jaar als het jaarfacturen zijn. Laat eventueel de periode afdrukken.
Als de proeffacturen helemaal correct zijn, dan kan je de run definitief maken. Herhaal de stappen zoals hierboven beschreven. In plaats van Proforma kies je voor Factuur.
Voordat je gaat factureren zijn er dus een aantal opties om eerst te controleren of alles goed staat:
- Nog te factureren overzicht
- Gebruikte trefwoorden
- Proforma run van de facturen
Incasseren
De factuurrun is gedraaid. Het is tijd om te gaan incasseren. Dit doen we in 2 stappen:
- Incasso advies
- Incasso opdracht aanmaken
Incasso advies
Voor het incasseren gaan we naar Financieel > Betalingsverkeer > Incasso-opdrachten > Incassoadvies. Wil je in 1 keer de hele factuurrun incasseren? Zet dan advies actualiseren op Ja en vul bij de van en t/m factuurnummers het eerste en het laatste nummer van de reeks in. Alle facturen zijn dan in 1 keer geselecteerd.
Incasso opdracht aanmaken
Sluit het incasso advies af met ESC of het rode kruisje. Er wordt gevraagd of de incasso opdracht moet worden aangemaakt. Klik hier op Ja. Vul de juiste gegevens in en klik op het groene pijltje. Na het afsluiten van het overzicht wordt het incasso bestand klaargezet. Heb je een bankenkoppeling? Dan kan het zijn dat het bestandje wordt klaargezet bij de bank. Anders vind je het bestandje in het documentenbeheer.
Linkjes naar uitgebreide uitleg Kennisbank
https://25029105.hs-sites-eu1.com/knowledge/verkorte-handleiding-cash-leden
https://25029105.hs-sites-eu1.com/knowledge/hoe-werkt-de-automatische-incasso