INLEIDING
Met CASH kun je op een eenvoudige manier posten incasseren. Wanneer jouw debiteur ermee instemt dat de openstaande posten geïncasseerd mogen worden, voorzie je deze van een eigenschap zodat ze voortaan automatisch meelopen in de incassoprocedure. Vervolgens maak je een incasso-advies aan en aan de hand daarvan maak je een incassobestand. Dit bestand lees je in via je online of offline banksoftware.
STAPPEN
- Informeer bij je bank of deze gereed is voor de verwerking van je automatische incasso's in SEPA-formaat.
- Vraag een 'Incassant ID' aan bij je bank. Als je dit doet, zal de bank vragen naar de door jou gewenste methode: CORE of B2B. Laat je informeren over de mogelijkheden. Ons advies is CORE, maar beide methodes zijn mogelijk met CASH.
- Geef je gewenste methode op in CASH onder: Financieel - Instellingen - Debiteuren-parameters - F6 SEPA DD
- Bij de eigenschappen in de Debiteurenparameters dien je minimaal eigenschap F, O of R aan te hebben staan.
- Eigenschap T kun je gebruiken als je voor iedere te incasseren relatie eenzelfde betalingskenmerk wilt gebruiken. Bijvoorbeeld voor een soort kosten of betreffende een bepaalde periode.
- Indien je gebruikmaakt van CORE-incasso's: laat de machtigingen aanmaken door CASH: Relaties - F8 Menu - Maak machtiging. En bewaar deze in je administratie.
- Indien je gebruikmaakt van B2B-incasso's: laat de machtigingen aanmaken door CASH: Relaties - F8 Menu - Maak machtiging en stuur deze naar je klanten om de machtiging te laten ondertekenen. Dit is verplicht omdat het een nieuw incassocontract betreft. De getekende machtigingen bewaar je eveneens in je administratie.
- Vul tevens de gegevens in van de ontvangen machtigingen onder: Relaties - F8 Menu - Mandaatgegevens incasso.
- Als je alle gegevens compleet hebt, kun je via Financieel - Instellingen - Debiteurenparameters - Incassowijze – 1-SEPA incasso overstappen op SEPA. Mochten er dan toch nog gegevens van cliënten ontbreken, dan zie je dat op je incasso-advies: Financieel - Betalingsverkeer - Incasso-opdrachten – Incasso advies. Het is aan te raden dit incasso-advies na het aanmaken te raadplegen.
- Zorg dat je op je uitgaande facturen je 'Incassant ID' + 'kenmerk machtiging' vermeldt!
Klik hier voor extra uitleg over SEPA-incasso.
BESTAANDE INCASSO'S
Voor bestaande incasso's hoef je per relatie geen machtiging aan te maken. Voor bestaande Euro Incasso's (Core) kun je de functie Financieel - Betalingsverkeer - Incasso-opdrachten - Maak machtiging gebruiken. De machtigingen hoef je niet af te drukken, omdat deze niet naar de klant worden verzonden. Voor bestaande Bedrijven Incasso (B2B) is het juist wel nodig dat de machtigingen worden afgedrukt. Deze worden namelijk naar de klant verzonden, omdat deze voor akkoord getekend moeten worden (de voorwaarden zijn immers gewijzigd). De ontvangen machtigingen dien je goed op te bergen.
Zorg ervoor dat je bij de Financieel - Instellingen - Debiteurenparameters - Eigenschappen minimaal eigenschap F, O of R aan hebt staan. Bij de rubriek ‘Eigenschappen’ kun je aangeven:
- T: Als je een vaste tekst wilt meegeven bij het aanmaken van een incasso-opdracht.
- F: Als je het factuurnummer van de debiteur wilt opnemen.
- O: Als je de omschrijving uit de boekregel van de factuur wilt overnemen.
- R: Als je het relatienummer van de debiteur wilt opnemen.
De overige velden in deze functie hebben betrekking op de aanmaningen.
In de laatste rubriek 'INCASSO Bestandsnaam' kun je het pad en de naam van het aan te maken bestand aangeven. Zorg ervoor dat de incassowijze op SEPA staat en dat jouw IncassantID is ingevuld. Je kunt jouw ID opvragen bij jouw bank.
ONDERHOUD RELATIES
Bij jouw relaties geef je aan of de openstaande debiteurenposten wel of niet door jou geïncasseerd mogen worden. Open de functie Relaties. Kies de relatie waarvan je de openstaande facturen wilt incasseren. Vul in deel 2 van de relatie een I (Incasso van debiteurenposten) in de rubriek ‘Eigenschap’ in, gevolgd door een <Enter> om aan te geven dat je de openstaande posten van deze debiteur wilt incasseren. Herhaal deze stap bij alle relaties waarvan je de debiteurenposten wilt incasseren. Verlaat de functie met <Esc>.
HET MAKEN VAN EEN INCASSO ADVIES
Je kunt zelf aangeven welke posten je mee wilt nemen in de incasso-opdracht. Je kunt per openstaande post aangeven of deze geselecteerd moet worden of niet. Open de functie Financieel - Betalingsverkeer - Incasso-opdrachten - Incasso advies. Kies bij 'Advies actualiseren' voor 'J'. Hiermee maak je een nieuw incasso advies aan op basis van de nieuwste gegevens. Wil je echter het vorig advies ophalen en bewerken, kies dan voor 'N'! Bij 'Peildatum' geef je de datum in op basis waarvan je een incasso advies wilt maken.
Het invullen van de peildatum beïnvloedt het al dan niet selecteren van een post. Desondanks kun je een niet-geselecteerde post toch nog toevoegen aan de selectie. Dit geschiedt door middel van de keuze van de status, welke je aan de betreffende post meegeeft.
Je kunt de status van een openstaande post aangeven door middel van de keuze van de status die je aan de betreffende post meegeeft. Per regel kun je in het eerste veld de status aangeven. Hierbij kun je kiezen uit de volgende waarden:
- S: Geselecteerd (geen deelbetaling)
- D: Geselecteerd (deelbetaling)
- N: Niet geselecteerd (post is nog niet vervallen)
- C: Niet geselecteerd (creditnota's worden niet verrekend)
- I: Niet geselecteerd (automatische incasso)
- B: Niet geselecteerd (bankrekening niet ingevuld)
- U: Niet geselecteerd (betaling uitgesteld)
- O: Niet geselecteerd (betaling onderweg)
- X: Niet geselecteerd (debiteuren creditnota)
In principe zal de letter 'B' niet door jou worden ingevoerd, maar door CASH. De betreffende post wordt dan alleen toegevoegd aan de selectie als je via F6 Relatie het bankrekeningnummer alsnog invult.
Als je een deelincasso wilt uitvoeren op een bepaalde openstaande post, voer je bij de betreffende regel een 'D' in. Daarna kun je in het veld 'Advies' invoeren hoeveel er moet worden geïncasseerd. Wil je een post uitsluiten van selectie, dan geef je bij de betreffende regel in dit veld een 'N' in.
Verlaat de functie met de Esc-toets op je toetsenbord.
HET AFDRUKKEN VAN HET INCASSO ADVIES
Het afdrukken van het incasso-advies dien je te doen nadat het advies is opgesteld. Dit advies leg je ter goedkeuring voor aan de persoon die over het geld gaat (functiescheiding, geldt voor de grotere ondernemingen). Nu kunnen er 2 situaties ontstaan:
a. Het advies wordt afgekeurd. In dit geval ga je terug naar de vorige stap, pas je het advies aan conform de opdracht, druk je het weer af en leg je het advies weer ter goedkeuring voor.
b. Het advies wordt goedgekeurd. In dit geval wordt het advies voor goedkeuring door de betreffende medewerker geparafeerd. Dit is voor jou de opdracht om door te gaan met de volgende stap, het daadwerkelijk aanmaken van de incasso-opdracht. Het geparafeerde advies berg je zorgvuldig op.
INCASSO OPDRACHT MAKEN
Het maken van de incasso-opdracht doe je door daadwerkelijk het incassobestand aan te maken dat je aan jouw bank aanlevert. Hierbij wordt een bestandje aangemaakt en, indien gewenst, de journaalposten vervaardigd, zodat de subadministratie wordt bijgewerkt.
Open de functie Financieel - Betalingsverkeer - Incasso-opdrachten - Incasso-opdracht maken.
Geef aan via welke bankrekening of IBAN je wilt incasseren. Je kunt kiezen uit de bestaande rekeningen.
Deze vraag verschijnt alleen als je in Financieel - Instellingen - Bedrijfsgegevens meerdere bank- en/of girorekeningnummers hebt vastgelegd.
Het veld ‘Bestandsnaam’ verschijnt met daarin een door Cash voorgestelde bestandsnaam. De inhoud van dit veld is gekopieerd uit de functie 'Debiteuren parameters'. Je kunt de locatie wijzigen als dit nodig is.
Voer in het veld 'Verwerkingsdatum' de datum in waarop je banksoftware het incassobestand moet gaan uitvoeren. Dit kan op een later tijdstip zijn dan het moment waarop je het bestand aanmaakt. Je maakt bijvoorbeeld voor je vakantie alvast een bestand aan dat pas 2 weken later dient te worden verwerkt.
Geef bij ‘Automatisch wegboeken’ aan of je de openstaande posten direct wilt afboeken.
Als je niet automatisch wilt wegboeken, worden de openstaande posten pas afgeboekt op het moment dat je, via het bankboek, de daadwerkelijke betaling/bijboeking boekt.
Posten die niet automatisch zijn afgeboekt, worden bij een volgende incasso-opdracht opnieuw aangeboden. Ze hebben dan status O (onderweg).
Als je kiest voor automatisch wegboeken, worden de geselecteerde openstaande posten afgeboekt in een door jou te selecteren memoriaaldagboek. We adviseren je om een afzonderlijk memoriaaldagboek voor de automatische incasso aan te maken, zodat je de mutaties die je hiervoor maakt apart houdt en snel kunt terugvinden. Je dient wel een tegenrekening aan dit dagboek te koppelen. De journaalpost bestaat uit een afboeking van de openstaande post met de tegenrekening (uit rubriek 2) van het betreffende memoriaaldagboek. Als de daadwerkelijke betaling binnenkomt, boek je die weg tegen de gebruikte tegenrekening.
Mocht er iets mis zijn gegaan bij de laatste incasso, dan kun je, nadat je de boeking in het memoriaalboek hebt verwijderd en het terugdraaien van de incasso, opnieuw een incassobestand maken. Vervolgens selecteer je de openstaande posten opnieuw in een incasso advies en maak je een nieuw incassobestand aan.
Voer de boekdatum in, welke wordt gebruikt voor de automatische boeking in CASH.
Kies het memoriaaldagboek waarin de automatische boeking moet worden aangemaakt.
Kies voor 'Verder’. Het incassobestand wordt nu aangemaakt.
Het verslag met de te incasseren posten wordt gemaakt.
Dit verslag is een uitdraai van de inhoud van het aangemaakte bestand. Vanzelfsprekend moet je ervoor zorgen dat het saldo van dit overzicht overeenkomt met het saldo van het bewaarde betaal-advies. Vergelijk de twee overzichten met elkaar en bewaar ze zorgvuldig. Verlaat de functie met de Esc-knop op de toetsenbord. Nu kun je het bestand inlezen in je banksoftware of wordt het automatisch aangeboden aan je bank.