Algemeen
In het geval van een rechtsvormwijziging, zoals van een Eenmanszaak naar een B.V., ontvang je een nieuw loonheffingsnummer van de Belastingdienst. Om het bedrijf (in dit voorbeeld de Eenmanszaak) correct te beëindigen, dienen er specifieke stappen te worden ondernomen. Dit omvat onder andere het uit dienst melden van werknemers bij de Eenmanszaak, waarbij de datum van beëindiging van de oude rechtsvorm aan de Belastingdienst wordt doorgegeven. En weer in dienst melden in de B.V.. Het is tevens van belang de inkomstenverhoudingen van werknemers in de periodedetails te beëindigen, wat essentieel is voor een accurate polisadministratie bij instanties zoals de Belastingdienst en Pensioenuitvoerders.
Een zorgvuldige afrekening van vakantiegeld en opgebouwde uren is eveneens noodzakelijk, om de cumulatieve saldo's naar nul te brengen. Indien er is afgesproken dat er financieel een overdracht is van de reserveringstanden, dan worden in dat geval het vakantiegeld en de vakantiedagen mee overgenomen naar de nieuwe administratie.
Verifieer bovendien de status van de aangifte om te garanderen dat deze als 'Verwerkt' geregistreerd staat.
Om dit proces vlot te laten verlopen, hebben wij de procedure voor jou uitgewerkt.
Microloon
Procedure oude Administratie
- In de huidige administratie geef je eerst de datum op wanneer het loonheffigsnummer stopt.
Ga naar Bestand > Wijzigen Administratie tabblad Bedrijf en vul het veld ‘Datum bedrijfsbeëindiging' in. Klik op "Opslaan” om de wijziging te bewaren.
2. Ga vervolgens naar Bestand > Open administratie > Aanpassen > Werknemers- Tabblad BTER, controleer of voor de pensioenuitvoerder ook een reden van beëindiging opgegeven dient te worden, dit is pensioen afhankelijk. Bij UPA aangifte wordt de codering die is ingevuld bij de tab IKV meegenomen.
- Tabblad IKV, vul een einddatum in bij ‘Datum uit dienst' en bij ‘Reden einde arbeidsverhouding’ vul je code 91 Arbeidsverhouding loopt door bij een nieuwe werkgever in.
3. Daarnaast zijn er cumulatieve gegevens zoals reserveringen voor vakantietoeslag, de 13e maand, eindejaarsuitkering, en opgebouwde verlofuren (wettelijk, bovenwettelijk, seniorendagen, etc.) die nog afgerekend moeten worden.
Voor het beheren van deze gegevens ga je naar Aanpassen > Periode. Als de hoofdperiode al is aangemaakt en je wilt deze niet meer wijzigen omdat de salarisspecificaties zijn uitgedeeld, dan kun je aansluitend een subperiode aanmaken. Let er hierbij op dat de rubriek 'Gewone periode' niet actief staat."
4. Tot slot, dien je de aangiftes voor de Loonaangifte en de Pensioenaangifte nog te verwerken. Ga hiervoor naar Afdrukken > Periodieke gegevens.
5. Sluit de huidige administratie volledig af voordat je de administratie, inclusief werknemergegevens, kunt kopiëren. Ga vervolgens naar Bestand > Kopiëren administratie.
- Bij ‘Van Administratie' geef je het huidige administratienummer in.
- Bij ‘Naar administratie' geef je een nieuw uniek nummer in.
- Bij 'Overnemen' zie je verschillende rubrieken. Je kunt naar wens alle rubrieken activeren voor overname naar de nieuwe administratie, behalve het veld 'Perioden'; zorg ervoor dat dit is uitgeschakeld.
Let op: als de periodes toch worden overgenomen, neem je ook de historie van aangiftes mee. Het is essentieel dat deze historie niet zichtbaar is wanneer je aangiftes met de nieuwe bedrijfsvorm aanmaakt en verstuurt. Klik op OK om de gegevensoverdracht naar de nieuwe administratie te starten
Procedure nieuwe Administratie
- Ga naar Bestand > Wijzigen Administratie
- Tabblad NAW, wijzig eventueel de naam van de administratie
- Tabblad Belasting, pas bij de rubriek Loonaangifte, het loonheffingsnummer aan.
- Tabblad Bedrijf, verwijder de datum bij het veld ‘Datum bedrijfsbeëindiging'.
Klik op "Opslaan” om de wijziging te bewaren.
2. Ga vervolgens naar Bestand > Open administratie > Aanpassen > Werknemers- Tabblad IKV, verwijder de code bij ‘Reden einde arbeidsovereenkomst' en verwijder de ingevulde uit dienst datum.
- Laat het veld ‘Eerste datum in dienst’ in tact.
- Pas bij het veld ‘Datum in dienst’ de datum in dienst aan naar de datum van de nieuwe rechtsvorm.
- Veld 'Nummer inkomstenverhouding' hoog je met minimaal 1 op.
Deze stappen voer je uit voor alle werknemers.
De administratie is nu gereed en klaar voor gebruik voor het verlonen met de nieuwe rechtsvorm.
Let op! De werknemers zullen eind van het jaar twee jaaropgaven ontvangen, daarom moet de oude rechtsvorm intact blijven, ook voor eventuele correcties.
Indien het beëindigen van de inkomstenverhoudingnummers niet correct is verlopen, ontvang je in de nieuwe administratie een melding bij het aanmaken van de Loonaangifte. In de tabellen worden de datums bijgehouden. Als er een waarschuwing is, dien je in de oude administratie het IKV-nummer nog op de juiste manier te beëindigen. Raadpleeg hiervoor de procedure in de oude administratie, stap 2.