Werknemers importeren en/of updaten

Je kunt werknemers eenvoudig importeren via een importbestand. Dit bespaart veel tijd, bijvoorbeeld bij het aanmaken van meerdere werknemers of het doorvoeren van bulk wijzigingen.

Aandachtspunten

• Een import/update kan niet ongedaan gemaakt worden. 

• Het importbestand mag geen formules of macro's bevatten, alleen "platte" tekst kan worden geïmporteerd. 

• Om import/update problemen ten gevolge van (onbedoelde) wijzigingen in de opmaak te voorkomen, is de opmaak van de tabbladen beveiligd. Dit betekent dat er niets kan worden gewijzigd aan de kolommenstructuur. Rijen kunnen wel toegevoegd, verwijderd en gesorteerd worden. Indien gewenst, kan de beveiliging van het template - op eigen risico - opgeheven worden. Hier is geen wachtwoord voor nodig. 

• Als je een update uitvoert, dan worden alle gegevens die in Excel staan geüpdatet, dit houdt in dat we ook de al bestaande (goede) gegevens overschrijven. Het verbergen van velden in het Excel bestand heeft daar geen invloed op. Als je wilt updaten zul je alleen de gegevens in Excel moeten zetten (overhouden) die je daadwerkelijk wilt aanpassen.

• Voor een optimale werking adviseren wij maximaal tussen de 500 en 1000 regels per keer te importeren. Grotere bestanden dienen dus opgeknipt te worden.

• Het is niet mogelijk een medewerker type te kiezen bij het importen van medewerkers. 

Het verschil tussen importeren en updaten

Je hebt de mogelijkheid om gegevens te importeren, en gegevens te updaten. Beide acties zijn verschillend van elkaar:

• Bij het importeren van gegevens laadt je daadwerkelijk nieuwe gegevens in. Bijvoorbeeld nieuwe werknemers die in dienst komen. 
• Wanneer je voor een update kiest, pas je bestaande informatie aan die al binnen Cashpayrol aanwezig is. Bijvoorbeeld het bestaande ikv nummer, of het salaris, van de werknemers.

Voor verschillende scenario's dien je dus de juiste keuze te maken. Wil je nieuwe informatie toevoegen dan kies je voor een import. Wil je bestaande informatie bijwerken dan kies je voor een update. 

Verschillende niveaus om te importeren/updaten

Je kan op verschillende niveaus medewerkers importeren. In onderstaande tabel zullen we het verschil verder verduidelijken. 

Niveau	Actie	Waarom
Home	Import / Update geavanceerd	Gebruik je wanneer je meerdere werknemers onder verschillende bedrijven in een keer wilt importeren/updaten.
Debiteur	Import / Export geavanceerd	Gebruik je wanneer je onder een specifieke debiteur een medewerker of meerdere medewerkers wilt importeren/updaten.
Bedrijf	Import / Export geavanceerd	Gebruik je wanneer je voor een specifiek bedrijf een medewerker of meerdere medewerkers wilt importeren/updaten.
Bedrijf	Import / Export Bedrijfsniveau	Gebruik je wanneer je voor een specifiek bedrijf een medewerker of meerdere medewerkers wilt importeren/updaten.

Default medewerker

Het is mogelijk om medewerkers te importeren op basis van een default medewerker instelling.

Het veld 'Default medewerker' accepteert de naam van een default medewerker en gebruikt die om alle instellingen die aanwezig zijn in die default medewerker te importeren naar de nieuw aangemaakte medewerker, in plaats van waarden uit het importsheet te gebruiken. Als dit veld leeg wordt gelaten dan worden, net als voorheen, de waarden uit het importsheet gebruikt. Benieuwd naar alle mogelijkheden van een default medewerker? Bekijk dan het volgende artikel: Default medewerker 

How to

Hieronder zullen wij stap voor stap omschrijven hoe je nieuwe medewerkers importeert in Nmbrs:

1. Zet het importbestand klaar

In het tabblad werknemers vul je de informatie van de werknemers in die voor jou van belang zijn. Hierin zijn in ieder geval de volgende velden verplicht:

• Debiteurnummer (alleen voor accountants)
• Bedrijfsnummer
• Personeelsnummer
• Geboortedatum
• Adres
• Contractinformatie

2. Selecteer het juiste tabblad

Zoals eerder beschreven kan je een import op verschillende niveaus doen. In dit geval gaan we de import uitvoeren via Home → Import / update geavanceerd. In dit scherm kies je vervolgens voor import waarna het volgende keuze menu zichtbaar wordt:

In dit menu kies je vervolgens voor werknemers. Wanneer je de import/update op een lager niveau uitvoert is het hierbij ook van belang om te kiezen voor batchoperatie: werknemers. Nadat je de juiste keuze hebt gemaakt kan je het importbestand selecteren door op blader te klikken.

Vervolgens heb je de mogelijkheid om het bestand te uploaden. 

3. Voer een laatste check uit in de import tree

In de import tree zal je nogmaals zien welke gegevens er geïmporteerd zullen worden. Dit overzicht kan  je gebruiken om nog een laatste check uit te voeren.

4. Importeer het bestand

Als alles naar tevredenheid staat klik je op import. Vervolgens verschijnt er een pop up met de volgende vraag: Weet u het zeker? Wanneer je vervolgens met Oké antwoordt wordt de import uitgevoerd.

Hierna zal je na het voltooien van de import een scherm zien waaruit zal blijken welke data is geïmporteerd. Ook worden hier eventuele waarschuwingen en foutmeldingen getoond. Dit scherm kan er als volgt uitzien:

• Info: laat zien welke informatie correct geïmporteerd is.
• Warnings: deze gegevens zijn niet correct (ongeldig) en daarom niet geïmporteerd; de overige gegevens van de medewerker zijn wel geïmporteerd.
• Errors: deze gegevens zijn fout en daarom niet geïmporteerd.

5. Foutmeldingen

Tijdens het importeren kan je, zoals bovenstaande afbeelding al laat blijken, tegen foutmeldingen aan lopen. Deze foutmeldingen worden in het Engels getoond. De meest voorkomende foutmeldingen hebben wij verder beschreven in het volgende artikel: Foutmeldingen Import