Inleiding
Met de fiatteringsfunctie in CASH Financieel is het mogelijk om inkoopfacturen direct na het
handmatig inboeken toe te wijzen aan een bepaalde medewerker ter fiattering.
De inkoopfactuur wordt dan op een tussenrekening geboekt in afwachting van de
goedkeuring door de medewerker.
Instellingen
- Bij dagboek Inkoop wordt Eigenschap C geselecteerd, waarmee de aanvullende
fiattering wordt toegevoegd bij het inboeken van de inkoopfactuur. De knop (F8) Fiat wordt bovenin alleen getoond als de focus staat op een lege regel van het boekstuk. - Bij de betreffende medewerkers wordt een grootboekrekening vastgelegd waarop de
inkoopfactuur zolang wordt geparkeerd, totdat de fiattering heeft plaatsgevonden.
Ga naar Financieel > Stamgegevens > Medewerkers. Vraag de medewerker op of maak deze aan. Ga vervolgens naar het Tabblad Fiatteren, veld Grootboekrekening.
Het is aan te bevelen om hiervoor grootboekrekeningen te gebruiken die volgen op
1600, zodat deze op de Balans meegeteld worden onder het kopje 'Crediteuren'.
Iedere medewerker moet een eigen unieke grootboekrekening hebben. - Indien gewenst kan bij de medewerker nog een wachtwoord worden opgegeven. Als
dat is ingevuld wordt hierom gevraagd bij het starten van de fiatteringsfunctie.
Hoe werkt het?
Handmatig - De inkoopfactuur wordt handmatig ingeboekt in het inkoopdagboek op de grootboekrekeningen voor crediteuren, kosten en btw. Als de factuur klaar is dan je met de knop (F8) Fiat aangegeven dat de factuur eerst moet worden gefiatteerd. Er verschijnt een
keuzelijstje van de medewerkers die hiervoor zijn ingesteld. Nadat een medewerker is geselecteerd, wordt de boeking op de crediteurengrootboek-rekening gewijzigd naar de grootboekrekening die is gekoppeld aan de medewerker. De factuur verdwijnt nu van de openstaande postenlijst en kan ook niet per ongeluk worden meegenomen in het betaaladvies.
Verwerken postbus - Heb je een ubl-factuur ingestuurd naar de administratie dan wordt deze via de functie verwerken postbus verwerkt: Financieel > E-facturering > Inkoopfacturen > Verwerken postbus. Per factuur kan je in de kolom Fiatt. aangeven welke medewerker de factuur moet fiatteren. Wil je altijd dezelfde medewerker instellen? Ga dan naar het kopje Financieel > Instellingen > Crediteurenparameters > Tabje UBL/Fiatteren. Stel hier in het veld Fiattering de gewenste de medewerker in.
Met de functie Financieel > Financiële functies > Fiatteren kan per medewerker een
overzicht worden getoond van de te fiatteren facturen. Aan de medewerker kan een
wachtwoord worden gekoppeld om af te schermen dat iedereen er bij kan.
Als de inkoopfactuur is gescand, kan deze worden getoond door het vierkantje op de
goede regel te zetten (met pijltje omlaag/omhoog) en op het PDF-icoon te klikken. Via een
vinkje op de goede regel, wordt de factuur gefiatteerd.
Bij het verlaten van de functie wordt door CASH gevraagd of alle fiat's ook daadwerkelijk
moeten worden doorgevoerd. Bij bevestiging, wordt bij alle facturen de grootboekrekening
weer gewijzigd naar het grootboeknummer Crediteuren (1600), zodat de factuur terecht
komt op de openstaande posten lijst en het betaaladvies. In de boekregel wordt de
medewerkerscode en de datum van fiattering opgenomen, zodat deze later zichtbaar
gemaakt kan worden.