Hier leggen we uit hoe je een inkooporder verwerkt tot goederenontvangst en daarna tot de inkoopfactuur.
Algemene uitleg statussen inkooporder
Een inkooporder kan verschillende statussen hebben. Dit is om uit te leggen in welk traject een order zich bevindt. Verwerken van inkooporders gebeurt per inkooporderregel. De rubriek Status kent verplichte en optionele stappen.
Verplichte statussen per inkooporderregel.
L Lopende inkooporder (=nieuwe order)
G Goederenontvangst ingevoerd
V Goederenontvangst verwerkt
F Inkoopfactuur ingevoerd
W Inkoopfactuur verwerkt
Optionele stappen van de Status inkooporder
A Aanvraag inkoopofferte
O Opdrachtbon afgedrukt
B Orderbevestiging leverancier ontvangen
C Bevestiging vervoerder
De status, zichtbaar op de kop van de inkooporder, is algemene informatie over de laatste stap van het ordernummer. Voor de administratieve voortgang is de status per orderregel bepalend. Hierdoor kan je een deellevering of een verzamelfactuur maken.
Menu paden voor het administreren van inkooporders:
Invoeren nieuwe inkooporder Handel > Inkoop > Inkooporder
Registratie goederenontvangst Handel > Magazijn > Goederenontvangsten > Goederenontvangst
Registreren inkoopfactuur Handel > Inkoop > Inkoopfactuur > Inkoopfactuur
Opvragen van de status van inkooporderregels.
De actuele voortgangsstatus per inkooporderregel is opvraagbaar met een overzicht, om duidelijk te maken welke volgende stap gewenst is. Ga hiervoor naar het kopje Handel > Inkoop > inkooporder > tabblad (F6) =menu > Overzichten > Inkooporderregels.
1. Status Goederenontvangst invoeren per inkooporder.
Na het invoeren van de goederenontvangst zal de status van van de inkooporder wijzigen naar G (Goederenontvangst ingevoerd). Voor het invoeren van de goederenontvangst per order ga je naar het kopje Handel > Inkoop > Inkooporder > zoek het juiste ordernummer op > tabblad F7 = Goederenontvangst.
1.1 Selectie inkooporderregels - Hier kan je per regel aangeven of de goederen binnen zijn. Je kan kiezen voor J (Ja), N (Nee) of W (betekent Ja, maar je kan de aantallen wijzigen). Verlaat het scherm met de ESC-toets.
1.2 Controle aantal ontvangen (Tabblad F4 regel) - Hier kan je eventueel nog de aantallen aanpassen. Het scherm verlaat je weer met de ESC-toets.
1.3 Verwerk goederenontvangst (Tabblad F6 verwerk) - Als alles akkoord is kan je de goederenontvangst verwerken. De status van de inkooporder zal worden aangepast naar status V (Goederenontvangst verwerkt)
2. Status Inkoopfactuur invoeren per inkooporder
Na het invoeren van de inkoopfactuur zal de status van de inkooporder wijzigen naar F (inkoopfactuur ingevoerd). Voor het invoeren van een inkoopfactuur per order ga je naar het kopje Handel > Inkoop > inkooporder > zoek het juiste ordernummer op > tabblad F8=Inkoopfactuur.
Voordat je een inkoopfactuur gaat invoeren dient eerst de goederenontvangst te zijn verwerkt.
2.1 Selectie inkooporderregels - Hier kan je alle regels selecteren die op de inkoopfactuur staan. Je kan kiezen voor J (Ja), N (Nee) of W (betekent Ja, maar je kan de aantallen wijzigen). Verlaat het scherm met de ESC-toets.
2.2 Controle aantal en prijs op factuur (Tabblad F4 regel) - Hier kan je eventueel nog de aantallen aanpassen. Het scherm verlaat je weer met de ESC-toets.
2.3 Verwerk inkoopfactuur (Tabblad F6 Verwerk) - Als alles akkoord is kan je de inkoopfactuur verwerken. De status van de inkooporder zal worden aangepast naar status W (Inkoopfactuur verwerkt)
3. Goederenontvangst invoeren en verwerken
Je kan ook op een later tijdstip een goederenontvangst invoeren. Hiervoor ga je naar de functie Handel > Magazijn > Goederenontvangsten > Goederenontvangst.
3.1 Aanmaken nieuwe ontvangstbon - Maak een nieuwe ontvangstbon aan met de knop Nieuw. Zoek de juiste leverancier op.
3.2 Selecteren orders (Tabblad F3 Selectie) - Selecteer bij selectiemethode per regel of nummer en druk op ENTER (of groene pijltje bovenaan). Zet alle regels die zijn ontvangen op J en sluit de functie met de ESC-toets.
3.3 Controle aantal ontvangen (Tabblad F4 regel) - Hier kan je eventueel nog de aantallen aanpassen. Het scherm verlaat je weer met de ESC-toets.
3.4 Status van de ontvangstbon moet staan op V-Geverifieerd
3.5 Verwerk goederenontvangst (Tabblad F6 verwerk) - Als alles akkoord is kan je de goederenontvangst verwerken. De status van de inkooporder zal worden aangepast naar status V (Goederenontvangst verwerkt)
4. Status Inkoopfactuur verwerken.
Je kan ook op een later tijdstip een inkoopfactuur invoeren. Hiervoor ga je naar de functie Handel > Inkoop > Inkoopfactuur > Inkoopfactuur
4.1 Aanmaken nieuwe inkoopfactuur - Maak een nieuwe inkoopfactuur aan met de knop Nieuw. Zoek de juiste leverancier op.
4.2 Selecteren orders (Tabblad F3 Selectie) - Selecteer bij selectiemethode per regel of nummer en druk op ENTER (of groene pijltje bovenaan). Zet alle regels die je op de inkoopfactuur wilt hebben op J en sluit de functie met de ESC-toets.
4.3 Controle aantal ontvangen (Tabblad F4 regel) - Hier kan je eventueel nog de aantallen aanpassen. Het scherm verlaat je weer met de ESC-toets.
4.4 Status van de inkoopbon moet staan op V-Geverifieerd
4.5 Verwerk goederenontvangst (Tabblad F6 verwerk) - Als alles akkoord is kan je de inkoopfactuur verwerken. De status van de inkooporder zal worden aangepast naar status V (Goederenontvangst verwerkt)
5. Status Goederenontvangst terug zetten. (status G naar L)
Stel je hebt een foutje gemaakt bij de invoer van een goederenontvangst en deze is nog niet verwerkt. Je kan de goederenontvangst opvragen en de aantallen naar 0 zetten. Dat doe je zo:
5.1 Ga naar het kopje Handel > Magazijn > Goederenontvangsten > Goederenontvangst. Vraag de juiste goederenontvangst op en ga naar tabblad (F4) Regel.
5.2 Ga in de juiste orderregel staan, wijzig de kolom Ontvangst naar 0.
6. Status Inkoopfactuur terug zetten (status F naar V)
Voordat een inkoopfactuur is verwerkt, kun je de aantallen nog wijzigen naar 0. Dat doe je zo:
6.1 Ga naar het kopje Handel > Inkoop > Inkoopfactuur > Inkoopfactuur. Vraag de juiste inkoopfactuur op en ga naar tabblad (F4) Regel.
6.2 Ga in de juiste orderregel staan, wijzig de kolom Factuur 0.