Het verschil tussen de af te dragen loonheffingen in de journaalpost en de loonaangifte ontstaat door afrondingsregels die de Belastingdienst hanteert bij de loonaangifte.
In de 'gegevensspecificaties aangifte loonheffingen' van de Belastingdienst staat het volgende over afronding:
"Collectieve bedragen moeten in hele euro’s worden aangegeven. Alle collectieve bedragen mogen worden afgerond (of afgekapt) in het voordeel van de inhoudingsplichtige. Als een collectief bedrag de som is van de werknemersbedragen, dan telt u eerst alle onafgeronde werknemersbedragen bij elkaar op. Vervolgens rondt u dit bedrag af."
Voorbeeld afronding bij bijvoorbeeld de rubriek Totaal loon LB/PH:
Een werkgever heeft 5 werknemers. Het loon LB/PH bedraagt per werknemer per
maand:
werknemer B: € 1.245,95
werknemer C: € 1.145,98
werknemer D: € 1.823,89
werknemer E: € 612,90
totaal: € 6.507,59
Als collectief bedrag van het loon LB/PH kun je € 6.507 of € 6.508 opgeven. Bij een
controle op een conditie waarin op hele euro’s afgeronde bedragen zijn betrokken, hanteert de Belastingdienst een afrondingsmarge van € 1 per afgerond bedrag.
In alle rapporten en documenten van Cash Payroll worden de niet-afgeronde bedragen getoond. Hierdoor kunnen er verschillen ontstaan tussen de grootboekrekeningen met betrekking tot de loonheffingen en de werkelijke loonaangifte.