Twinfield Integratie

Dit artikel beschrijft de integratie met Twinfield. De volgende onderwerpen worden in dit artikel behandeld: * Twinfield autorisatie * Verzending naar Twinfield * Foutmeldingen: Twinfield

 

Twinfield autorisatie

 

Instellingen opslaan

Ga naar tabblad Instellingen en klik op 'Twinfield instellingen'.

Klik op 'Nieuwe instellingen' om een nieuwe instelling aan te maken.

• Gebruikersnaam: de gebruikersnaam in Twinfield.
• Environment: de omgeving die je in Twinfield hebt.
• Format dimensie 1: formaat van de grootboeknummers in Twinfield.
• Format dimensie 2: formaat van de kostenplaatsen in Twinfield.
• Format dimensie 3: formaat van de kostendragers in Twinfield.
• Format BAS: dit zijn de balans-grootboeknummers en deze worden niet gesplitst per kostenplaats.*
• Format PNL: dit zijn de winst- en verliesrekeningen en deze worden wel gesplitst per kostenplaats.*
  

Klik na het opslaan van deze gegevens op het Twinfield Logo. Deze brengt je naar de login pagina van Twinfield waar je kunt inloggen. Na het inloggen is de autorisatie afgerond.

• Deze veldinstellingen zijn terug te vinden in Twinfield. De voorwaarden voor de instellingen hiervan heb je reeds in Twinfield bepaald en deze kunnen hier worden overgenomen.

• Stel dat er onder één gebruiker bedrijven vallen met verschillende instellingen, dan kan met dezelfde gebruikersnaam en wachtwoord meerdere instellingen worden aangemaakt. Zorg ervoor dat je de bedrijven bij het account met de goede instellingen koppelt.

Voorbeeld:

Je hebt onderstaand schema en wilt alleen de winst- en verliesrekeningen (in dit voorbeeld 4000, 4010, 4050 en 4070) splitsen per kostenplaats.

De kostenplaatsen hebben in Twinfield en Cash Payroll 5 cijfers en beginnen altijd met "0" (bijv. Sales 02000, Support 03000 en IT 04000).

• 1700 Loonheffingen
• 1830 Res. en Opls. Vakantiegeld
• 2100 Nettoloon
• 4000 Bruto lonen
• 4010 Res. en opslag Vakantiegeld
• 4050 Afdracht Sociale Lasten (WG)
• 4070 Reiskosten vergoeding

De instelling wordt dan:

• Format dimensie 1: [0-9][0-9][0-9][0-9]
• Format dimensie 2: [0-9][0-9][0-9][0-9][0-9]
• Format dimensie 3: P[0-9][0-9][0-9][0-9] (niet van toepassing in dit voorbeeld)
• Format BAS: [0-3][0-9][0-9][0-9]
• Format PNL: [4-9][0-9][0-9][0-9]

Alfanumerieke grootboekrekeningcode

Indien je alfanumerieke grootboekcodes wilt doorgeven aan Twinfield, dien je bij de Twinfield instelling op masterniveau een “*” in te vullen in format dimensie 1.

Een nadeel hiervan is dat de kostenverdeling over alle grootboekcodes wordt gedaan en dit niet gesplitst kan worden over de balans (BAS) en winst- en verliesrekeningen (PNL). Indien je dit wenst, zul je dimensie 1 moeten specificeren.

Voorbeeld van een specifieke dimensie 1 instelling:

Grootboekcode in Cash Payroll: AA1234 Loonheffingen
Grootboekcode in Twinfield: AA1234 Loonheffingen
Instelling Cash Payroll dimensie 1: AA[0-9][0-9][0-9][0-9]

Kostenplaatsen/Kostendragers

Wanneer je alfanumerieke kostenplaatsen/dragers wilt verzenden naar Twinfield, dien je in de Twinfield instellingen op masterniveau een “*” in te vullen voor dimensie 2 en dimensie 3. Wanneer het sterretje wordt ingegeven, wordt er geen specifiek format gehanteerd voor deze dimensies. Er zal dan ook geen validatie op dit format worden gedaan.

Voorbeeld:

Kostenplaats in Cash Payroll: 01234
Kostenplaats in Twinfield: 01234
Instelling Cash Payroll dimensie 2: “*” of om te specificeren [0-9][0-9][0-9][0-9][0-9]

Binnen Cash Payroll is het mogelijk om kostenplaatsen te kenmerken met een bepaald aantal cijfers of letters. Het is van belang dat het aantal karakters in Cash Payroll altijd gelijk is met het aantal karakters in Twinfield. Wanneer er bijvoorbeeld in Twinfield gewerkt wordt met de volgende kostenplaatsen:

001|Marketing
020|ICT
600|Ondersteuning

Dienen deze ook met de betreffende voorloopnullen in Cash Payroll te worden opgenomen. Zo komt het aantal karakters overeen.

Koppel bedrijf

Wanneer de juiste bedrijven niet automatisch getoond worden in het 'Twinfield bedrijf menu', kan het helpen om ook ingelogd te zijn in de juiste omgeving van Twinfield.

Klik op Administrations en vervolgens op het "+"-teken.

bedrijven

Selecteer het bedrijf in Cash Payroll en het bedrijf in Twinfield die je wilt koppelen. Klik op Opslaan.

Code

Je ziet hier de code uit Twinfield; het koppelen van het bedrijf is gelukt.

Verzending naar Twinfield

1. Ga naar de journaalposten export op bedrijfsniveau onder Loonopdracht.Indien je dit niet kunt vinden, controleer dan dit artikel.

2. Klik op het Twinfield-logo om de gegevens naar Twinfield te verzenden.

3. Wanneer de gegevens verzonden zijn kleurt het logo blauw.

Foutmeldingen

Hieronder staan verschillende foutmeldingen (met oorzaak en oplossing) beschreven die kunnen verschijnen wanneer de journaalpost naar Twinfield wordt verzonden:

• • Melding: Ongeldig Twinfield authentication
    • Oorzaak: Wanneer je Twinfield gebruikersgegevens zijn aangepast dien je deze gegevens ook te wijzigen bij de Twinfield instellingen in Cash Payroll.
    • Oplossing: Klik op Instellingen wijzigen in de Twinfield Instellingen en geef de naam van je organisatie, gebruikersnaam en wachtwoord van Twinfield in.
• Melding: Grootboekrekening [...] met nummer [...] vereist de specificatie van een relatie of kostenplaats
• • • Oorzaak: Deze foutmelding kan twee verschillende oorzaken hebben:
      • Bij de Twinfield instellingen op Masterniveau zijn er geen format dimensies gedefinieerd.
      • In Twinfield is bij het betreffende grootboeknummer ingesteld dat deze verplicht per kostenplaats gesplitst moet worden, terwijl in Cash Payroll de medewerkers niet (allemaal) aan een kostenplaats gekoppeld zijn of de instellingen zijn niet goed ingericht.
    • Oplossing:
      • Controleer de inrichting van de Twinfield instellingen.
      • Geef bij dit grootboeknummer (in Twinfield) aan dat deze niet gesplitst hoeft te worden per kostenplaats. Of koppel aan alle medewerkers (in Cash Payroll) een kostenplaats). Controleer ook de Twinfield instellingen op masterniveau of 'format dimensie 2' juist is ingesteld.
  • Melding: Dimensie [...] komt niet voor in administratie [...]
    • Oorzaak: Deze foutmelding (dimensie [...] ) kan refereren naar zowel de kostenplaats als een grootboeknummer. Hieronder worden verschillende oorzaken benoemd:
      • Het genoemde grootboeknummer (dimensie [...] ) is niet aanwezig in de Twinfield administratie.
      • De genoemde kostenplaats (dimensie [...] ) is niet aanwezig in de Twinfield administratie.
      • Er is in Twinfield aangegeven dat de betreffende kostenplaats(en) gesplitst moet worden.
      • Er is een voorloopnul in Cash Payroll ingevoerd bij de Twinfield instellingen, terwijl deze niet is ingesteld in de administratie in Twinfield.
      • Het aantal cijfers dat is aangegeven in de dimensies bij de Twinfield instellingen in Cash Payroll ([0-9][0-9] etc.) komt niet overeen met het aantal cijfers die in Cash Payroll wordt gebruikt (bij grootboeknummers en kostenplaats).
    • Oplossing:
      • Zorg dat de grootboeknummers in Cash Payroll en Twinfield overeenkomen, pas dit aan in Twinfield.
      • Zorg dat de kostenplaatsen in Cash Payroll en Twinfield overeenkomen, pas dit aan in Twinfield of Cash Payroll.
      • Zorg ervoor dat de kostenplaatsen niet gesplitst worden, dit kun je in Twinfield aanpassen.
      • Zorg ervoor dat de dimensies in Cash Payroll en Twinfield overeenkomen (grootboeknummers, kostenplaats, kostendrager).
  • Melding: Errordim1_[...]
    • Oorzaak: Deze foutmelding refereert naar een grootboeknummer. Hieronder worden verschillende oorzaken benoemd:
      • Het genoemde grootboeknummer [...] is niet aanwezig in de Twinfield administratie.
      • Het aantal cijfers dat is aangegeven bij dimensie 1 bij de Twinfield instellingen in Cash Payroll ([0-9][0-9] etc.) komt niet overeen met het aantal cijfers die in Cash Payroll wordt gebruikt bij de grootboeknummers.
    • Oplossing:
      • Zorg dat de grootboeknummers in Cash Payroll en Twinfield overeenkomen, pas dit aan in Twinfield.
      • Zorg ervoor dat dimensie 1 in Cash Payroll en Twinfield overeenkomen (grootboeknummers).
  • Melding: Errordim2_[...]
    • Oorzaak: Deze foutmelding refereert naar een kostenplaats. Hieronder worden verschillende oorzaken benoemd:
      • De genoemde kostenplaats [...] is niet aanwezig in de Twinfield administratie.
      • Het aantal cijfers dat is aangegeven bij dimensie 2 bij de Twinfield instellingen in Cash Payroll ([0-9][0-9] etc.) komt niet overeen met het aantal cijfers die in Cash Payroll wordt gebruikt bij de kostenplaatsen.
    • Oplossing:
      • Zorg dat de kostenplaatsen in Cash Payroll en Twinfield overeenkomen, pas dit aan in Twinfield.
      • Zorg ervoor dat dimensie 2 in Cash Payroll en Twinfield overeenkomen (kostenplaatsen).
  • Melding: Errordim3_[...]
    • Oorzaak: Deze foutmelding refereert naar een kostendrager. Hieronder worden verschillende oorzaken benoemd:
      • De genoemde kostendrager [...] is niet aanwezig in de Twinfield administratie.
      • Het aantal cijfers dat is aangegeven bij dimensie 3 bij de Twinfield instellingen in Cash Payroll ([0-9][0-9] etc.) komt niet overeen met het aantal cijfers die in Cash Payroll wordt gebruikt bij de kostendragers.
    • Oplossing:
      • Zorg dat de kostendragers in Cash Payroll en Twinfield overeenkomen, pas dit aan in Twinfield.
      • Zorg ervoor dat dimensie 3 in Cash Payroll en Twinfield overeenkomen (kostendragers).
  • Melding: Het is niet mogelijk te boeken in de opgegeven periode. De periode *** is gesloten.
    • Oorzaak: Deze foutmelding refereert naar een gesloten periode in het portaal van Twinfield.
    • Oplossing: Ga naar het Twinfield portaal en open de betreffende periode, zodat hier weer in geboekt kan worden.
  • Melding: De omschrijving mag maximaal 40 tekens bevatten.
    • Oorzaak: Deze foutmelding refereert naar de omschrijving van één of meerdere grootboekrekeningnummers binnen het gekozen grootboekrekeningschema in Cash Payroll.
    • Oplossing: Ga naar het geselecteerde grootboekrekeningschema in Cash Payroll en pas de omschrijvingen van grootboekrekeningnummers welke meer dan 40 tekens bevatten aan. Om de nieuwe omschrijvingen door te voeren in de journaalposten, dienen deze opnieuw te worden berekend.
  • Melding: Dimensie: *Omschrijving* (grootboeknummer) op niveau 1 mag niet worden gesubanalyseerd
    • Oorzaak: Dit komt doordat in Twinfield de instellingen zo zijn dat de balansposten geen kostenplaats mogen hebben, dit kun je instellen bij de Twinfield integratie op Masterniveau.
    • Oplossing: Wanneer je dit wilt aanpassen, kun je naar de instellingen op masterniveau voor de Twinfield integratie.
  • Melding: Deze gebruiker heeft geen Twinfield accounts
    • Oorzaak: Deze melding wordt meestal getoond bij het opzetten van de integratie. Wanneer een dergelijke melding verschijnt, heeft dit vaak met rechten van de gebruiker binnen Twinfield te maken.
    • Oplossing: Controleer de instellingen/rechten van de gebruiker binnen Twinfield.
  • Melding: Dit bedrijf is gekoppeld bij meerdere accounts in de boekhoud integratie instellingen. Controleer de koppelingen van de accounts bij de integratie instellingen.
    • Oorzaak: Deze melding wordt getoond wanneer het bedrijf aan meerdere accounts is gekoppeld in de Twinfield integratie instellingen op masterniveau.
    • Oplossing: Controleer in Cash Payroll via Masterinstellingen --> Twinfield instellingen --> Tabblad: Administrations of het bedrijf bij meerdere accounts is gekoppeld. Wanneer dit het geval is, kan het bedrijf bij één van de andere accounts ontkoppelt worden door op het kruisje te klikken.