Serienummers

 

Wat zijn serienummers en wat is het doel hiervan?

Een serienummer is een unieke code die een fabrikant aan een individueel exemplaar uit een productieserie geeft. Deze code is bedoeld om dat specifieke item te identificeren en kan uit cijfers, letters of een combinatie daarvan bestaan.

Het gebruik van serienummers helpt vooral bij het vereenvoudigen van het verlenen van service, zoals bij vragen over garantie, reparaties of vervangingen. In het geval van product terugroepacties is een serienummer ook essentieel. Voor zowel groothandel als detailhandel is het serienummer van belang, omdat hiermee producten nauwkeurig kunnen worden gevolgd, zodat men altijd weet waar ze zich bevinden. Voor consumenten is dit nummer nodig om bij de leverancier service en garantie te claimen.

Stappenplan Serienummers Cashweb:

• Serienummers aanzetten
• Serienummers importeren
• Serienummers aanmaken bij een goederenontvangst
• Serienummers verwerken bij voorraadmutaties
• Serienummers muteren
• Serienummers bij een verkooporder
• Overzicht van de serienummers
• Serienummers aanzetten op het formulier

Serienummers aanzetten

Om serienummers aan te zetten ga je via het menu naar Handel > Instellingen > Systeemswitches. In dit scherm staat onderaan 'Serienummers gebruiken'. Hier heb je de volgende 3 opties:

• N-Nee: Serienummers uitzetten voor de hele administratie. Dit is de default optie.

• J-Ja, voor alle Artikelgroepen automatisch aanzetten: Serienummers aanzetten voor de hele administratie en voor elke Artikelgroep
• A-Ja, zelf per Artikelgroep aanzetten: Serienummers aanzetten voor de hele administratie, maar voor elke Artikelgroep moet de functie nog handmatig aangezet worden.

Onderhoud artikelgroep

In deze functie wordt de optie ‘Serienummers gebruiken’ toegevoegd wanneer in de Systeemswitches bij de optie ‘Serienummers gebruiken' J of A geselecteerd is.
Door deze optie aan of uit te vinken kun je serienummers aan- of uitzetten voor de bijbehorende artikelgroep.

Serienummers importeren

Via het menu Handel > Diversen > Import van gegevens > Import serienummers kun je eenvoudig serienummers koppelen aan bestaande artikelen.

Maak een Excel of Google Spreadsheets bestand.

Belangrijk is dat je op regel 1 de header zet, dus in Kolom 1 ‘Artikelcode’ en kolom 2 'Serienummer'.

Sla het bestand op als csv, xls of xlsx bestand en upload deze naar het Documentenbeheer. Dat kan rechtsboven in de functie door te gaan naar de 3 stipjes en vervolgens Upload Bestand.

Serienummers aanmaken bij een goederenontvangst

Bij het inboeken van een goederenontvangst kun je via de knop (F4) Regel naar de artikelregels.

Je kunt een serienummer toevoegen door op een artikelregel te gaan staan en op de knop (F7) Serienrs te klikken.

In het scherm H4472 - Serienummers invoeren kun je in het veld serienummer het serienummer invoeren of eventueel scannen met een barcode scanner.

In het scherm H2560 - Onderhoud goederenontvangstregels is een kolom 'SN' toegevoegd. Hier kan een X, V of streepje (-) staan. Dit betekent:

• Een regel krijgt de letter V wanneer alle artikelen zijn gekoppeld aan unieke serienummers.
• Een regel krijgt de letter X wanneer serienummers niet (correct) zijn toegekend aan de artikelen.
• Een regel krijgt een streepje (-) wanneer je een artikel kiest uit een artikelgroep zonder serienummers.

Serienummers verwerken bij voorraadmutaties

Als je een handmatige voorraadmutatie doet via Handel > Magazijn > Voorraadmutaties > Onderhoud voorraadmutaties moet je ook serienummers toevoegen.

Doe je een positieve voorraadmutatie, dan kun je via de knop (F6) Serienrs de serienummers koppelen aan het artikel.

Doe je een negatieve voorraadmutatie, dan kun je via de knop (F6) Serienrs ervoor kiezen om het serienummer te selecteren uit een lijst door op 'Ja' te klikken, of deze zelf in te voeren door op 'Nee' te klikken.

Serienummers muteren

Wil je achteraf een serienummer wijzigen? Dan kun je dit eenvoudig via het artikel doen. Ga via het menu naar Handel > Stamgegevens > Artikel. 

Vraag het juiste artikel op en ga via de knop (F7) Menu naar Serienummers muteren. Hier kun je door de beschikbare lijst heen gaan en eventueel een aanpassing doen.

Serienummers bij een verkooporder

Bij maken van een verkooporder kun je via de knop (F3) Regel naar de artikelregels.

Je kunt een serienummer toevoegen door op een artikelregel te gaan staan en op de knop (F7) Serienrs te klikken.

Je kunt er voor kiezen om het serienummer uit een een lijst te selecteren door op 'Ja' te klikken, of deze zelf in te voeren (of te scannen met een barcode scanner) door op 'Nee' te klikken.

In het scherm H4472 - Serienummers invoeren kun je in het veld serienummer het serienummer invoeren of eventueel scannen met een barcode scanner.

In het scherm H2410 - Verkooporderregels is een kolom 'SN' toegevoegd. Hier kan een X, V of streepje (-) staan. Dit betekent:

• Een regel krijgt de letter V wanneer alle artikelen zijn gekoppeld aan unieke serienummers.
• Een regel krijgt de letter X wanneer serienummers niet (correct) zijn toegekend aan de artikelen.
• Een regel krijgt een streepje (-) wanneer je een artikel kiest uit een artikelgroep zonder serienummers.

Overzicht van de serienummers

Via het kopje Handel > Magazijn > Overzicht serienummers kun je op basis van de volgende selecties een serienummer overzicht opvragen:

• Serienummer
• Artikelcode
• Artikelgroep
• Status serienummer (actueel, historisch of beide)
• Ontvangstdatum
• Uitgiftedatum

Serienummers aanzetten op het formulier

Per formulier kun je aanzetten of je de serienummers getoond wil hebben.

Ga hiervoor naar het kopje Handel > Instellingen > Formulieren. Klik het juiste formulier aan en vervolgens op 'Wijzigen'. 

Klik daarna op de knop (F4) 'Body'. Scroll een stukje naar beneden en daar kun je het veld 'Serienummers' aanvinken.