Algemeen
In het geval van een rechtsvormwijziging, zoals van een Eenmanszaak naar een B.V., ontvang je een nieuw loonheffingsnummer van de Belastingdienst. Om het bedrijf (in dit voorbeeld de Eenmanszaak) correct te beëindigen, dienen er specifieke stappen te worden ondernomen. Dit omvat onder andere het uit dienst melden van werknemers bij de Eenmanszaak, waarbij de datum van beëindiging van de oude rechtsvorm aan de Belastingdienst wordt doorgegeven. En weer in dienst melden in de B.V.. Het is tevens van belang de inkomstenverhoudingen van werknemers in de periodedetails te beëindigen, wat essentieel is voor een accurate polisadministratie bij instanties zoals de Belastingdienst en Pensioenuitvoerders.
Een zorgvuldige afrekening van vakantiegeld en opgebouwde uren is eveneens noodzakelijk, om de cumulatieve saldo's naar nul te brengen. Indien er is afgesproken dat er financieel een overdracht is van de reserveringstanden, dan worden in dat geval het vakantiegeld en de vakantiedagen mee overgenomen naar de nieuwe administratie.
Verifieer bovendien de status van de aangifte om te garanderen dat deze als 'Verwerkt' geregistreerd staat.
Om dit proces vlot te laten verlopen, hebben wij de procedure voor jou uitgewerkt.
CASHLonen
Procedure oude Administratie
- Start in het CASHWeb menu via Overzichten de huidige administratie op.
In de huidige administratie geef je eerst de datum op wanneer het loonheffigsnummer stopt.
Ga naar Stamgegevens > Administratiegegevens tabblad Bedrijf en vul het veld ‘Datum bedrijfsbeëindiging' in. Klik op "Opslaan” om de wijziging te bewaren.
2. Ga vervolgens naar Stamgegevens > Werknemers- Tabblad BTER, controleer of voor de pensioenuitvoerder ook een reden van beëindiging opgegeven dient te worden, dit is pensioen afhankelijk. Bij UPA aangifte wordt de codering die is ingevuld bij de tab IKV meegenomen.
- Tabblad IKV, vul een einddatum in bij ‘Datum uit dienst' en bij ‘Reden einde arbeidsverhouding’ vul je code 91 Arbeidsverhouding loopt door bij een nieuwe werkgever in.
- Als de stamgegevens van alle werknemers zijn bijgewerkt en de wijzigingen zijn opgeslagen en verwerkt in de laatst aangemaakte periode, sluit je de administratie af.
3. Daarnaast zijn er cumulatieve gegevens zoals reserveringen voor vakantietoeslag, de 13e maand, eindjaarsuitkering, en opgebouwde verlofuren (wettelijk, bovenwettelijk, seniorendagen, etc.) die nog afgerekend moeten worden.
Voor het beheren van deze gegevens ga je naar Verloning > Periode. Als de hoofdperiode al is aangemaakt en je wilt deze niet meer wijzigen omdat de salarisspecificaties zijn uitgedeeld, dan kun je aansluitend een subperiode toevoegen. Let er hierbij op dat de rubriek 'Gewone periode' niet actief staat."
4. Tot slot, dien je de aangiftes voor de Loonaangifte en de Pensioenaangifte nog te verwerken. Ga hiervoor naar Verloning > Aangiften.
5. Sluit de huidige administratie volledig af voordat je een nieuwe administratie kunt aanmaken.
In het CASHWeb hoofdmenu ga je naar Administraties > Overzicht en klik op de knop Maak aan Geef eerst een uniek code in voor de administratie (doelgroep mag je leeg laten tenzij je mappen hiervoor hebt aangemaakt) en klik vervolgens weer op de knop Maak aan om verder te gaan.
Je krijgt nu een aantal invulvelden te zien, indien je ook licentie voor financieel hebt worden er nog wat meer invoervelden getoond, hier gaan we in deze procedure niet verder op in.
Voor het onderdeel lonen zijn de volgende invulvelden van belang.
- Eerste boekjaar, geef hier een jaartal in, in welk jaar je met de administratie wilt gaan beginnen. Let op!, indien er periodes in dat jaar worden aangemaakt, zullen deze ook gefactureerd worden.
- Loonadministratie, schakel de rubriek in.
- Loonadministratie kopiëren, indien je hier de code Kopiëren uit andere cash administratie invult verschijnen nog een aantal vervolgvragen op het scherm.
- Administratie, geef hier de oude administratiecode in, waarvan je de gegevens wilt gaan kopiëren.
- Je hebt de mogelijkheid om de ingerichte dagcomponenten en looncomponenten over te nemen, als je dit wilt schakel dan de rubriek in.
- Vervolgens kan je bij Werknemers aangeven of je ook de werknemer stamgegevens over wilt nemen.
- Vervolgens wordt er ook nog gevraagd om de Afdelingen, Salarisschalen en Perioden mee te nemen, default staan deze ingesteld met de code Alle.
Let op: bij Periode vul je de code Geen in, er mogen geen periodes meegenomen worden naar de nieuwe bedrijfsvorm. Neem je de periodes over, dan neem je ook de historie van aangiftes mee. Het is essentieel dat deze historie niet zichtbaar is wanneer je aangiftes met de nieuwe bedrijfsvorm aanmaakt en verstuurt.
Klik op OK om de gegevensoverdracht naar de nieuwe administratie te starten
Procedure nieuwe Administratie
- Open in het CASHWeb menu de nieuwe administratie.
Ga naar Stamgegevens > Administratie
- Tabblad NAW, wijzig eventueel de naam van de administratie
- Tabblad Belasting, pas bij de rubriek Loonaangifte, het loonheffingsnummer aan.
- Tabblad Bedrijf, verwijder de datum bij het veld ‘Datum bedrijfsbeëindiging'.
Klik op "Opslaan” om de wijziging te bewaren.
2. Ga vervolgens naar Stamgegevens > Werknemers- Tabblad IKV, verwijder de code bij ‘Reden einde arbeidsovereenkomst' en verwijder de ingevulde uit dienst datum.
- Laat het veld ‘Eerste datum in dienst’ in tact.
- Pas bij het veld ‘Datum in dienst’ de datum in dienst aan naar de datum van de nieuwe rechtsvorm.
- Veld 'Nummer inkomstenverhouding' hoog je met minimaal 1 op.
Deze stappen voer je uit voor alle werknemers.
De administratie is nu gereed en klaar voor gebruik voor het verlonen met de nieuwe rechtsvorm.
Let op! De werknemers zullen eind van het jaar twee jaaropgaven ontvangen, daarom moet de oude rechtsvorm intact blijven, ook voor eventuele correcties.
Indien het beëindigen van de inkomstenverhouding niet correct is verlopen, ontvang je in de nieuwe administratie een melding bij het aanmaken van de Loonaangifte. In de tabellen worden de datums bijgehouden. Als er een waarschuwing is, dien je in de oude administratie het IKV-nummer nog op de juiste manier te beëindigen. Raadpleeg hiervoor de procedure in de oude administratie, stap 2.