Het aanmaken van een inkoopofferte is afhankelijk van de verwerkingsstatus van een inkooporder. Het doel hiervan is het standaardiseren van de fase vóór het versturen van de inkooporder, waarbij eerst een prijsopgave wordt gevraagd bij verschillende leveranciers.
De verwerkingsstatus op de kop van de inkooporder is in deze periode A (aanvraag/offerte), waardoor het duidelijk is, dat de inkooporder nog niet officieel is. Zolang deze status de waarde A heeft, kan de leverancier in de kop van de inkooporder worden gewijzigd.
Tijdens het afdrukken van de inkooporder, kan een keuze worden gemaakt uit een lijst van alternatieve leveranciers. Nadat deze functie wordt verlaten kan de hoofdleverancier gewijzigd worden naar een alternatieve leverancier. De hoofdleverancier staat standaard vermeld in de kop van een inkooporder.
Wanneer de leverancier wordt gewijzigd, wordt de hoofdleverancier overgeheveld naar de tabel van alternatieve leveranciers en wordt de hoofdleverancier in de kop van de inkooporder overgenomen.
Nadat de verwerkingsstatus op de kop van de inkooporder is gewijzigd naar 'L (lopende inkooporder)' of 'O (Opdrachtbon afgedrukt)' kan de betreffende leverancier niet meer worden gewijzigd.