De stappen, die je moet doorlopen om een rekeningschema van de ene administratie naar de andere in te lezen, zijn als volgt:
- Open de administratie waar het rekeningschema in staat (de eigen licentie)
- Ga via het menu naar Financieel - Import/Export/Conversie > Export van gegevens > ASCII (Cash-formaat), waarna je in het scherm 'S0634 - Export ASCII-bestand' terecht komt;
- In het veld 'Bestandsnaam' geef je het bestand(rekeningschema) een naam. Dit kan bijvoorbeeld 'rekeningschema' zijn;
- Bij Soort gegevens vul je de waarde de gewenste waarde in. Met deze rubriek wordt aangegeven wat voor soort stamgegevens er uit de andere administratie worden overgenomen. Meerdere keuzes zijn mogelijk. Afhankelijk van de gekozen waardes worden nog van/tot-vragen gesteld. Geldige waarden zijn;
0 Alle gegevens
1 Grootboekrekeningen
2 Dagboekcodes
3 Kostenplaatsen
4 Balanscodes
5 Relaties
6 Afschrijvingen
7 Periodieke boekingen
8 Maatwerkoverzichten
9 Formulierindelingen
A Artikelcodes
B Budgetten
C Verdeelsleutels
D Functietoetsen
E Bestandsindelingen
F Taalcodes
G Valutacodes
H Tabellen CRM
I Projectcodes
J Relaties/medewerkers
K Werksoortcodes
L Projectgroepen
M Buitenlandse omschrijvingen artikelen
N Medewerkercodes
O Subadministratiecodes
P Afwijkende tarieven (projecten)
Q Contactpersonen
R Winst&Verliescodes
S Aanmaningsteksten
T Betalingskenmerken
U RGS Mapping - In de rubriek 'Bestandsformaat' wordt aangegeven welk bestandsformaat de mutaties worden aangemaakt. Geldige waarden zijn:
E Excel formaat. Geadviseerd formaat van het exportbestand .csv
C CASH formaat
W WordPerfect
A ASCII variabel
V ASCII-formaat met een vaste veldlengte. Tussen de velden wordt een komma geplaatst. Deze velden worden tot hun maximale lengte met spaties of nullen aangevuld. - Druk op 'Enter' op je toetsenbord of klik de groene pijl
- Het is noodzakelijk dat het bestand, welke in bovenstaande stappen is aangemaakt, eerst upload naar de omgeving van de klant;
- Ga nu naar de 'andere administratie' en ga via het menu naar Financieel > Import/Export/Conversie > Import van gegevens > ASCII (Cash-formaat);
- Hier kies je voor het bestand die je zojuist hebt geëxporteerd;
- De overige velden onderaan kun je gewoon zo laten staan;
- Tot slot druk je op 'Enter' op je toetsenbord of klik je de groene pijl;
Je hebt nu succesvol een bestaande rekeningnummer, vanuit een administratie gekopieerd naar een andere administratie!