Cash Lonen - Jaarwerk : Afsluiten en starten van een verloningsjaar

Met behulp van dit artikel kan je een oude verloningsjaar afsluiten en starten met een nieuw jaar.

• Afsluiten van een oude verloningsjaar
• Back-up
• Controles voor de jaarafsluiting
• WAB - Wet Arbeidsmarkt in Balans
• Journaalpost overzicht
• Loonaangifte status
• Overzichten bij het afsluiten van het jaar
• Aansluiting met de financiële administratie
• Uitbetaalde bedragen aan derden - IB47
• Jaaropgave voor werknemers die uit dienst treden
• Positie NAW-gegevens werknemer
• Jaaropgaven van werknemers naar diverse loonportals
• Jaarovergang
• Opstarten van het nieuwe jaar
• Verslag van overgenomen administratie
• Administratie overnemen in een later stadium
• Administratie werkhervattingskas percentages
• Werknemersgegevens
• Heffingsloon voorgaande jaar controleren en/of aanpassen
• Salarisschalen
• Wisselen van een verloningsjaar 

Afsluiten van een oude verloningsjaar

Voor het afsluiten van een oude verloningsjaar staat de volgorde waarin de onderdelen af worden gehandeld niet vast. Het is zelf te bepalen in welke volgorde de werkzaamheden uit worden gevoerd. 

Het moment waarop de laatste verloningen, van het oude jaar, worden verwerkt is essentieel. Overzetten van de gegevens van het oude naar het nieuwe jaar kan probleemloos, nadat de laatste verloningen van het oude jaar zijn verwerkt. Wanneer dit is gedaan, kan er aan het nieuwe verloningsjaar worden begonnen. 

In theorie bestaat er geen programma specifiek voor het concept 'Jaarafsluiting'. In de praktijk betekent 'Jaarafsluiting' er een aantal overzichten opgesteld worden ten behoeve van de aansluiting met de financiële administratie en het archief. Daarnaast maak je voor de werknemers de jaaropgaven. 

Back-up 

In Cash Lonen wordt automatisch een back-up gemaakt van de data en voor een bepaalde periode bewaard. 

Het is ook mogelijk om zelf een back-up te starten. Dit kan als volgt;

• Ga naar CashWeb en login met je relatienummer, e-mailadres en wachtwoord;
• Klik rechtsboven in het scherm op het 'tandwiel' en selecteer vervolgens de optie 'Backup-overzicht'; 
• Vul de rubrieken naar wens in; 
• Via het tabblad 'Backup-maken' kan tot slot de back-up gemaakt worden door op de knop 'Maak backup'  te klikken.

Controles voor de jaarafsluiting 

Zoals aangegeven is het voor de jaarafsluiting van belang dat alle perioden en boekingen in het afgelopen jaar correct zijn ingevoerd en afgerond, voordat er een start wordt gemaakt met het het nieuwe jaar. Het is essentieel dat er geen verdere mutaties meer verwerkt hoeven te worden.

Het is niet verplicht om onmiddellijk alle bijbehorende overzichten, zoals de journaalpost, loonaangifte en pensioenaangifte af te drukken. Dit kan ook op een later moment gedaan worden. Het is echter wel belangrijk dat er geen correcties meer zijn die invloed hebben op de saldi van reserveringen.

WAB - Wet Arbeidsmarkt in Balans

Werknemers met een vast contract hebben vaak betere arbeidsvoorwaarden en meer rechten dan flexibele werknemers. De regering wil deze kloof tussen vaste contracten en flexibele contracten kleiner maken. Daarom hebben oproepkrachten en payrollwerknemers meer zekerheid gekregen met behulp van de WAB. 

Een werkgever is verplicht om een werknemer, welke bij een onderneming in dienst is op basis van een oproepovereenkomst, op een bepaald moment vaste uren aan te bieden.

Na twaalf maanden is de werkgever verplicht om binnen een maand een aanbod te doen voor een arbeidsovereenkomst met vaste uren. Deze uren moeten zijn gebaseerd op minimaal het gemiddeld aantal gewerkte uren over de afgelopen twaalf maanden. Alleen de uren die elkaar binnen zes maanden tijd opvolgen worden meegerekend. 

Werkuren berekenen 

Bij een fulltime werkweek van 40 uur is het aantal werkuren per maand gemiddeld 173 uur, terwijl dit bij een fulltime werkweek van 36 uur slechts 156 uur is. Voor deze berekening delen we het gemiddelde aantal dagen dat er per jaar wordt gewerkt door 12 (het aantal maanden per jaar).

Journaalpost overzicht

Controleer of de journaalposten allemaal zijn gemaakt door het overzicht af te drukken t/m de laatste periode door via het menu te navigeren naar 'Lonen > Verloningen > Journaalposten'. Wanneer er niets meer te journaliseren valt, geeft het programma dat aan. Blijkt er toch nog iets te journaliseren dan wordt dat op dat moment alsnog gedaan.

Loonaangifte status

Controleer te allen tijde of alle aangiften verwerkt zijn via 'Lonen > Verloningen > Aangifte > Aangifte statussen'.

Als er bij elke aangifteperiode 'verwerkt' staat, is er niets meer aan te geven. Staat de status op 'correctie' of op 'niet verwerkt', dan moet(en) deze periode(n) nog worden aangegeven.

Een aangifte wordt altijd gedaan met het eerste periodenummer dat nog niet is verwerkt. In het voorbeeld hierboven, wordt de correctie van periode 01 meegenomen in de aangifte van periode 02. Dit wordt in CashWeb volledig automatisch gedaan.

Zijn er meerdere periodes met correcties dan worden die automatisch meegenomen in de eerstvolgende aangifte die je gaat verwerken. 

Overzichten bij het afsluiten van het jaar

Nadat  alle salarissen voor december zijn verwerkt en de controles zijn uitgevoerd, kunnen de verschillende overzichten af worden gedrukt. Dit hoeft niet meteen gedaan te worden. De overzichten kunnen ook op een later moment afgedrukt worden. Bijvoorbeeld bij een controle door de Belastingdienst.  

Onderstaande overzichten kunnen terug worden gevonden onder de 'periodieke' of 'jaarlijkse' gegevens. Dit staat tevens ook achter het overzicht vermeld. 

Aansluiting met de financiële administratie

Vóór het afsluiten van het jaar, moet er gecontroleerd worden of de gegevens op elkaar aansluiten. Dit kan door middel van de volgende vergelijkingen; 

• Het totaal van de ingehouden loonheffing op de recapitulatie journaalpost moet gelijk zijn aan het eindtotaal van de ingehouden loonheffing op de cumulatieve loonlijst;
• Het totaal van het nettoloon op de recapitulatie journaalpost moet gelijk zijn aan het eindtotaal van het nettoloon op de cumulatieve loonlijst;
• Het totaal van de ingehouden loonheffing op de recapitulatie journaalpost moet nagenoeg gelijk zijn (in verband met afrondingen is het nooit precies gelijk) aan het totaal van de ingehouden loonheffing op de recapitulatie van de loonaangiften;
• Het totaal van de bruto bedragen op de recapitulatie journaalpost moet gelijk zijn aan het totaal van de bruto loonsom in uw boekhouding.

Uitbetaalde bedragen aan derden - IB47  Jaaropgave IB47

Vanaf 2023 vereist de Belastingdienst dat jaaropgaven worden aangeleverd in XML-formaat. Helaas voldoet CashWeb niet aan deze eis, waardoor het niet mogelijk is om rechtstreeks vanuit CashWeb een jaaropgave IB47 te genereren.

Het is wel mogelijk om een overzicht te maken via 'Lonen > Overzichten > Jaarlijkse gegevens > Historisch overzicht'. Vervolgens kan de gegenereerde gegevens handmatig over worden genomen en de aangifte indienen via de website van de Belastingdienst.

Jaaropgave voor werknemers die uit dienst treden

Het is mogelijk om voor werknemers, die al eerder in het jaar uit dienst zijn getreden, alvast de jaaropgave voor te bereiden.

Positie NAW-gegevens werknemer

Het is mogelijk om in de rubrieken 'Positie werknemersadres' de positie van de NAW-gegevens van de werknemer op de jaaropgaven bepalen. Deze optie kan worden gebruikt om de NAW-gegevens op de juiste plaats af te drukken i.v.m. het verzenden van de jaaropgave in een vensterenvelop. 

Jaaropgaven van werknemers naar diverse Loonportals 

Een jaaropgave kan op meerdere manieren vertrekt worden aan een werknemer; 

• Uitprinten en fysiek (op papier) uitreiken; 
• Versturen via e-mail. Dit wordt afgeraden i.v.m. de AVG-richtlijnen;
• Uploaden naar een loonportal (dit kan naar zowel het portaal van de werkgever, als van de werknemer. 

Jaarovergang

Als de verloningen zijn gedaan, alle mutaties zijn doorgevoerd en de software is bijgewerkt naar de nieuwste versie, kan er door worden gegaan naar de volgende stap. 

• Start met het openen van de loonadministratie. Links in het scherm staat de 'Status' het verloningsjaar vermeld;
• Vervolgens start je het overzetten van de administratie door via het menu te navigeren naar 'Lonen > Opties > Aanmaken nieuw verloningsjaar'.

Het scherm 'Nieuw verloningsjaar 20xx' verschijnt met een aantal keuzemogelijkheden die zelf geactiveerd kunnen worden. Er kan gekozen worden uit de volgende punten;

• Uitgeleverde pensioenen: We adviseren deze optie niet over te nemen naar het nieuwe verloningsjaar. Wanneer er gewacht wordt op een uitlevering, via een update, hoeven alleen de nieuwe regelingen gecontroleerd te worden. 
• Eigen pensioenen: Het is aan te raden om dit wel over te nemen,  zodat in het nieuwe jaar alleen de componenten zoals franchise, maximum en percentages aangepast hoeven te worden. Het beheer van uitgangspunten en opbouw ligt bij de gebruiker. Controleer daarom altijd deze tabbladen. Deze instellingen worden één-op-één overgenomen met de jaarovergang. Controleer daarom altijd deze tabbladen.  Dit is tevens onderdeel van de pensioengrondslag. 
• Werknemer uit dienst: In verschillende branches komt het standaard voor dat er gedurende een verloningsjaar, werknemers in- en uitdienst treden. In dat geval is het gunstig om deze optie wel aan te vinken en mee te nemen naar het nieuwe verloningsjaar. In alle andere gevallen is het advies om deze rubriek niet te activeren. Het is altijd nog mogelijk om achteraf de stamgegevens van een werknemer die uit dienst is gegaan te kopiëren van het oude naar het nieuwe jaar.
• Overschrijven: Vink dit alleen aan, wanneer de administratie reeds is overgezet en achteraf blijkt dat er in het voorgaande jaar, nog posten verloond moeten worden. De software biedt de mogelijkheid om, in de administratie, zelf het heffingsloon van het vorige jaar en de saldi van eventuele vakantiereserves/vakantie-uren handmatig aan te passen. Er kan ook gekozen worden om de administratie nogmaals over te nemen en met behulp van deze rubriek, te overschrijven. Let op! Wanneer deze optie aan wordt gevinkt, worden de wijzigingen die reeds zijn doorgevoerd voor het nieuwe jaar overschreven. 

Opstarten van het nieuwe jaar

Per administratie neem je voor het nieuwe verloningsjaar, het volgende over;

• Dagcomponenten
• Looncomponenten
• Afdelingen
• Vaste werknemersgegevens zonder de cumulatieve gegevens

Indien wenselijk, bestaat er ook de mogelijkheid om deze punten over te nemen voor een werknemer die niet meer in dienst is. 

Vervolgens voert de software automatisch het volgende uit; 

• Heffingsloon van vorig jaar wordt vastgesteld
• Saldo reserveringsregeling wordt meegenomen (bv. vakantiegeld)
• Saldo vakantie-uren wordt meegenomen
• Saldo van een lening wordt meegenomen

Verslag van overgenomen administratie

Na het overnemen van de administratie wordt er een verslag gemaakt. Lees dit verslag altijd even door om te controleren op eventuele meldingen en na te zien of het heffingsloon correct is toegepast. 

Voor werknemers die het gehele voorgaande jaar in dienst zijn geweest, wordt het 'heffingsloon vorig jaar' automatisch overgenomen. Het programma kan het heffingsloon van vorig jaar uitrekenen voor medewerkers (met een regelmatig arbeidspatroon) die gedurende het verloningsjaar in dienst zijn gekomen. 

Het heffingsloon, van het voorgaande verloningsjaar, wordt gebruikt om het percentage bijzonder tarief vast te stellen, dat wordt toegepast bij de uitbetaling van vakantiegeld en andere bruto vergoedingen. Dit gebeurt wanneer het veld 'Tellen voor Heffingsloon' in het brutolooncomponent bij de tab 'Resultaat' is ingesteld met de code 'Wel, bijzondere tabel'.

Actiepunten die nog uitgevoerd moesten worden, maar de werknemer in de tussentijd uit dienst is getreden, worden wel vermeld in het verslag. 

Administratie overnemen in een later stadium

Wanneer je in een later stadium een administratie over wilt nemen van een oude naar een nieuwe verloningsjaar, is dit gewoon mogelijk. 

Dit geeft de gelegenheid om in het nieuwe jaar, in de reeds overgenomen administratie(s), te gaan verlonen. 

Wijzigingen aan het begin van het jaar

Nadat de administratie(s) zijn overgenomen , kunnen gegevens ingevoerd en/of gewijzigd worden om vervolgens met de juiste componenten te werken in het nieuwe verloningsjaar. Deze gegevens/wijzigingen hebben betrekking op de volgende onderdelen binnen het programma; 

• Administratie (werkgever)
• Programma variabelen
• Werknemers
• Salarissen

Administratie Werkhervattingskas percentages

Ga hiervoor in CashWeb, via het menu naar 'Lonen > Stamgegevens > Administratiegegevens'  en selecteer tabblad 'SVW'. 

Vul hier de percentages met betrekking tot de WGA-premie en de ZW-flex in. Voor elk jaar doe je dit eenmalig, voordat de eerste periode verwerkt kan werken.   

Werknemersgegevens

Voordat de eerste periode in het nieuwe jaar verloond gaat worden, wijzig je bij de werknemers het salaris, de vergoeding enzovoorts, als dit van toepassing is. 

Wanneer een administratie veel werknemers kent, kunnen deze wijzigingen ook uitgevoerd worden via 'Lonen > Opties > Salariswijzigingen werknemers'. Hier kunnen ook de salarissen voor alle werknemers met een percentage of een bedrag gewijzigd worden. Daarnaast kunnen er wijzigingen optreden die collectief doorgevoerd kunnen worden via 'Lonen > Opties -> Massaal bijwerken'. 

Heffingsloon voorgaande jaar controleren en/of aanpassen

Zie tabblad Belasting rubriek 'heffingsloon vorig jaar'.  Het is raadzaam om dit extra te controleren bij de werknemers die in de loop van het afgelopen jaar in dienst zijn gekomen.

Salarisschalen

Wanneer in administraties gewerkt wordt met salarisschalen, kan het zijn dat deze in bepaalde situaties ook aan moeten worden gepast, voordat je gaat verlonen in de eerste periode van het nieuwe jaar. 

Kent een administratie veel salarisschalen, dan kunnen deze wijzigingen ook uitgevoerd worden via 'Lonen > Opties ->  Salariswijzigingen salarisschalen'. De salarisschalen kunnen hier met een percentage of een bedrag aangepast worden.

We zijn met deze laatste stap aan het einde gekomen van het jaarwerk en het aanmaken van het nieuwe verloningsjaar.

Wisselen van een verloningsjaar

Als je wilt wisselen van het ene verloningsjaar naar een ander jaar, biedt CashWeb deze mogelijkheid. Navigeer hiervoor via het menu naar 'Lonen > Instellingen > Kies verloningsjaar'.