Inleiding: In de administratie komen sommige boekingen iedere periode weer terug. Denk bijvoorbeeld aan huur of lease. Ik heb een speciale functie ontwikkeld om het aantal handelingen te reduceren: periodieke boekingen. Je hoeft de boeking slechts eenmaal vast te leggen en kunt vervolgens kiezen om de boekingen automatisch te laten maken voor elke periode. De volgende elementen worden behandeld:
- Het invoeren van een periodieke boeking als stamgegeven
- Het boeken van periodieke boekingen
- Het terugdraaien van een periodieke boeking
Een periodieke boeking als stamgegeven invoeren
Je vindt deze functie onder: Financieel > Stamgegevens > Periodieke boekingen. Volg de volgende stappen:
- Selecteer het dagboek waarin de journaalpost moet worden gemaakt.
- Door gebruik te maken van [Enter] bij de kolom 'Nummer', vult CASH automatisch het nummer in met een interval van 10. Dit nummer gebruik je voor de te verwerken boekingen.
- Voer de gehele boeking in, zoals je gewend bent bij 'Onderhoud dagboeken'.
- Je kunt een 'vaste' omschrijving kiezen door het veld in te vullen. Laat je het leeg, dan krijg je tijdens de daadwerkelijke boeking de gelegenheid om dit op te geven.
- Let op: in de kolom 'Bedrag' geef je zelf Debet of Credit aan door middel van het minteken voor of achter het bedrag te plaatsen.
- De kolommen 'Kenmerk' en 'Naam' zijn actief wanneer je een grootboeknummer met een subadministratie hebt gekozen.
- Zodra de boeking in evenwicht is, kun je de functie verlaten.
Het boeken van periodieke boekingen
Nadat je de periodieke boeking hebt vastgelegd, kun je deze elke periode verwerken met de functie Financieel > Financiële functies > Periodieke boekingen. Volg deze stappen:
- Kies het dagboek waarvoor je periodieke boekingen hebt gedefinieerd.
- Selecteer de periode waarvoor je periodieke boekingen wilt aanmaken.
- Voer de boekdatum in waarop deze boeking gemaakt moet worden. Deze datum moet in dezelfde periode liggen als de ingevoerde boekperiode.
- Je kunt een algemene omschrijving invoeren die in de boeking wordt gebruikt. Als je al een omschrijving hebt opgenomen in de periodieke boeking zelf, kun je dit veld leeg laten zodat de reeds gedefinieerde omschrijving wordt gebruikt.
- Als alles correct is ingevuld, klik je op 'Verder'. De boeking wordt vervolgens aangemaakt in het door jou gekozen dagboek. CASH selecteert automatisch het eerste vrije stuknummer van het dagboek.
Het terugdraaien van een periodieke boeking
Als je een periodieke boeking hebt verricht en je wilt deze ongedaan maken, kun je dit op twee manieren doen:
Optie 1:
- Ga naar het betreffende stuknummer in het dagboek.
- Klik op '5 Clear'.
- CASH vraagt je of je dit zeker weet.
- Na bevestiging wordt het boekstuk verwijderd.
Optie 2:
- Ga na welke boekstuknummer(s) je wilt verwijderen.
- Kies voor: Financieel > Financiële functies > Boekstuk(ken) verwijderen.
- Vul de velden in.
- Verwijder in één keer één of meerdere boekstukken uit één dagboek.