Wanneer er een incasso-opdracht aan wordt gemaakt, kan er gekozen worden voor de optie 'Automatisch wegboeken'. Als voor de optie wordt gekozen, worden geselecteerde openstaande facturen afgeboekt in het dagboek met de naam 'Incasso onderweg'.
De journaalpost in het 'Incasso onderweg' dagboek bestaat uit een afboeking van de openstaande factuur met de tegenrekening van het betreffende memoriaaldagboek.
Wordt enige tijd later het bankafschrift geboekt, dan zijn alle daarop voorkomende ontvangsten in één keer te boeken door deze tegenrekening voor het totaalbedrag te debiteren.
Wij adviseren een afzonderlijk memoriaal-dagboek voor de automatische incasso’s aan te maken. Zo worden de mutaties die hiervoor aan zijn gemaakt, apart gehouden en zijn later weer makkelijk terug te vinden.
Met behulp van onderstaande stappen stel je de 'incasso onderweg' functie in;
- Ga naar CASHWeb en login met je relatienummer, e-mailadres en wachtwoord;
- Selecteer een administratie;
- Navigeer naar Financieel > Stamgegevens > Grootboekrekeningen;
- Bestaat grootboekrekening 'Debiteuren incasso onderweg' nog niet maak je deze eerst aan. Klik hier voor instructies. In het standaard rekeningschema van CASH is dit grootboek 1360.
- Maak een memoriaal dagboek aan om de 'Incasso onderweg' in te boeken. Dit kan via Financieel > Stamgegevens > Dagboekcodes;
- Vul het volgende in;
- Dagboekcode: Geef hier een naam op die je later makkelijk terug kan vinden, zoals bijvoorbeeld 'INCASS';
- Dagboeknaam: Autom. incasso boekingen;
- Dagboeksoort: M-Memoriaal;
- Grootboekrekening: 1360 Debiteuren incasso onderweg
- Code geblokkeerd Nee
De overige velden laat je leeg
- Nadat in bovenstaande stappen de grootboekrekening en memoriaal dagboek zijn gekoppeld, kan een 'Incasso opdracht' aangemaakt worden. Ga hiervoor via het menu naar Financieel > Betalingsverkeer > Incasso opdrachten > Incasso-opdracht aanmaken;
- Kies bij 'Autom wegboeken' voor optie 'J-Ja'. De facturen (openstaande
posten) die met het incassobestand worden geïncasseerd worden afgeboekt in het 'Incasso onderweg' dagboek. Deze facturen staan dus niet meer open en verschijnen ook niet meer op een incassoadvies.
Het totaal van het Incasso bestand wordt tegen geboekt op de grootboekrekening 'Debiteuren incasso onderweg' uit stap 6. De boeking hiervan staat in het incasso onderweg dagboek.
Wanneer het incassobestand wordt bijgeschreven op de bank, boek deze dan op de incasso onderweg grootboekrekening uit stap 6. De incasso onderweg rekening wordt nu geboekt en loopt zo op 0 (nul).
Wordt voor een debiteur de incasso niet wordt uitgevoerd door bijvoorbeeld onvoldoende saldo, dan kan naar aanleiding van het betreffende bericht de automatisch uitgevoerde boeking worden teruggedraaid door de incasso voor die relatie terug te draaien. Dit kan via Financieel > Betalingsverkeer >
Incasso-opdrachten > Incasso-opdracht.
In het dagboek 'Incasso Onderweg' wijzig je het bedrag van de automatische boeking naar €0,-. De factuur zal dan weer op het incassoadvies verschijnen, om bij een volgende incasso ronde te kunnen worden geselecteerd.