Om de logistieke voorraad financieel te registreren in de boekhouding, kan er gebruik worden gemaakt van één of meerdere 'voorraad-grootboekrekeningen'. Om dit te kunnen doen, is het belangrijk dat de voorraad wordt bijgehouden in de logistieke administratie (met de systeemswitch 'Voorraad administratie' op 'J'). Daarnaast moeten de logistieke voorraadmutaties worden doorgeboekt naar de financiële administratie (met de systeemswitch 'Automatisch boeken' op 'J').
De grootboekrekening voor het registreren van de voorraad kan op verschillende niveaus worden vastgelegd. Dit kan op artikelniveau (deel 2), artikelgroepniveau, artikelgroep 2 niveau en in de boekingsvariabelen. Hierbij geldt dat de volgorde bepalend is voor de te gebruiken grootboekrekening. Allereerst geldt de ingevulde grootboekrekening van het artikel, vervolgens die bij de artikelgroep, bij artikelgroep 2 en tenslotte die in de boekingsvariabelen.
Bij een gevarieerd artikelassortiment verdient het aanbeveling om de voorraadwaarde in de boekhouding per artikelgroep (of artikelgroep 2) vast te leggen. Het is belangrijk om te letten op eventuele verschillen tussen het totaal van alle 'voorraad-grootboekrekeningen' tezamen en de totale voorraadwaarde in de logistieke administratie. Deze kunnen ontstaan door het niet of onjuist registreren van de beginvoorraad per grootboekrekening, het wijzigen van de artikelsoort van een voorraadhoudend artikel in een niet-voorraadhoudend artikel, of het aan- en/of uitzetten van de systeemswitches 'Voorraadadministratie' of 'Automatisch boeken'.
Er kunnen ook verschillen ontstaan tussen de voorraadwaarde van de verschillende voorraad-grootboekrekeningen in de boekhouding en de daarop gebaseerde groepen artikelen in de logistieke administratie. Dit kan worden veroorzaakt door het ontbreken van een artikelgroep (of artikelgroep 2) bij een of meer artikelen, of door het veranderen van de artikelgroep (of artikelgroep 2) van een of meer artikelen waaraan een afwijkende 'voorraad-grootboekrekening' is gekoppeld.
Om de administratieve voorraad te vergelijken met de voorraad in de logistieke administratie, is er een overzicht beschikbaar in de logistieke administratie. Hierop staan de totale voorraadwaarde, alsmede de voorraadwaarde per artikel, per artikelgroep of per artikelgroep 2. De volgorde van dit overzicht moet overeenkomen met de keuze van de registratie van de financiële voorraad (per artikel, per artikelgroep, of per artikelgroep 2). De voorraadwaarden op dit overzicht dienen overeen te komen met de eindsaldi van de gekoppelde 'voorraad-grootboekrekeningen'.