Dit kun je doen via het kopje Handel > Diversen > Export van gegevens > Inkoop- naar verkooporder.
Deze functie exporteert inkooporders van een leverancier naar een ASCII-bestand met het doel deze in een andere administratie weer als verkooporder te importeren.
Uitgangspunten hierbij zijn:
- De inkooporder van het moederbedrijf is gelijk aan de verkooporder van het dochterbedrijf.
- Beide bedrijven werken met CASH Handel.
- Het ASCII-bestand wordt aangemaakt in het bestand van de besteller (koper, moederbedrijf, dat bij haar leverancier bestelt) en als verkooporder ingelezen in het bestand van de verkoper (dochterbedrijf, dat aan haar afnemer verkoopt).
- Het Leveranciersnummer van de inkooporder is in principe gelijk aan het Klantnummer van de verkooporder.
- De nummerreeksen van de inkoop- en verkooporders zijn gelijk. Hierdoor wordt het verkoopordernummer gelijk aan het inkoopordernummer.
- Op basis van de verwerkingsstatus van de inkooporderregels is een duidelijke selectie mogelijk, welke bestellingen geëxporteerd moeten worden. Bijvoorbeeld: Status L (=lopende order).
- Inkooporderregels waarvan de goederenontvangst is ingevoerd, worden nooit geëxporteerd
Attentiepunt
- Een 'intercompany-koppeling' vereist een volledige uniformiteit in coderingen, relaties, artikelen, etc. in beide administraties.
- Selectief kan de verwerkingsstatus van de inkooporders automatisch worden gemuteerd, door de vraag Ink.status muteren met J (=ja) te beantwoorden. Indien vervolgens bij de rubriek Status nieuw de waarde O wordt ingegeven, fungeert deze exportfunctie als de vervanger van de functie Afdrukken inkooporder.
- Het inlezen van het ASCII-bestand met verkoopordergegevens gebeurt (in de andere administratie) met functie Handel > Diversen > Import van gegevens > ASCII (CASH-formaat)
- Het is aan te bevelen elke keer dezelfde bestandsnaam te gebruiken, of telkens een unieke naam, waarin de datum vermeld staat.
- Het is niet verplicht om tijdens het importeren van verkooporders een verkoopordernummer mee te geven. Indien dit niet wordt gedaan, wordt automatisch het eerste vrije nummer van de eerste nummerreeks gehanteerd.
- Deze functie exporteert alleen de orderkop en de orderregels en geen stamgegevens klant en artikelen. De artikelcodering van beide bestanden dient identiek te zijn.