Grootboekrekeningschema's aanmaken en toepassen

1. Grootboekrekeningschema aanmaken

• Opties bij het aanmaken:
  • Kopiëren van regels: Kopieer regels uit het standaard Cash Payroll-schema en pas deze aan. Ideaal voor snelle configuratie.
  • Koppelen van regels: Koppel regels aan een bestaand master-schema. Hier kun je omschrijvingen aanpassen, maar geen regels verwijderen.
  • Leeg schema beginnen: Handmatig alle looncodes en grootboekrekeningen toevoegen. Minder efficiënt, tenzij volledig maatwerk nodig is.
• Geef jouw schema een unieke naam. Schema’s op masterniveau zijn zichtbaar op debiteurniveau.

2. Grootboekrekeningschema inrichten

• Grootboekrekeningen beheren:
  • Ga naar het tabblad Grootboekrekening.
  • Voeg een nieuwe grootboekrekening toe of pas een bestaande aan door op de regel te klikken.
• Looncodes koppelen:
  • Gebruik het tabblad Looncodes om koppelingen te maken tussen grootboekrekeningen en looncodes.
  • Filter op gekoppelde of niet-gekoppelde looncodes om gericht te zoeken.
  • Klik vervolgens op een looncode en koppel een debet- en/of creditnummer en sla op.

3. Grootboekrekeningschema koppelen of wijzigen bij een bedrijf

• Ga naar Bedrijfsinstellingen > Grootboekrekeningschema.
• Selecteer het schema en sla op.
• Voor wijzigingen met terugwerkende kracht: ontgrendel de periode via het slotje en pas deze aan.
• Controleer of het juiste schema is gekoppeld bij kostenplaatsen of vanaf de juiste periode actief is.

4. Grootboekrekeningschema koppelen aan kostenplaatsen

Het is mogelijk een afwijkend schema te gebruiken voor kostenplaatsen. Selecteer een schema bij de kostenplaatseninstellingen. Herbereken daarna de journaalposten.

5. Journaalposten herberekenen

• Na wijzigingen in een grootboekrekeningschema:
  • Ga naar Bedrijf instellingen > Verwijder inhoud journaalposten.
  • Nieuwe journaalposten worden automatisch gegenereerd.
• LET OP! Dit beïnvloedt alleen journaalposten in salarisdocumenten, niet in de journaalpostexport.

6. Wijzigingen aanbrengen in het grootboekrekeningschema

• Gevolgen:
  • Journaalposten worden als inconsistent gemarkeerd (rood) bij wijzigingen.
  • Alleen posten van het huidige jaar worden aangepast. Posten uit eerdere jaren blijven onaangetast.
• Tip:
  • Maak voor grote wijzigingen een kopie van het schema en gebruik deze vanaf het nieuwe jaar. Dit voorkomt problemen met correcties over voorgaande jaren.

Veelgestelde vragen (FAQ)

1. Kan ik een grootboekrekeningschema aanpassen zonder invloed op andere klanten?
   • Ja, maak een schema aan op debiteurniveau om dit te beperken tot één klant.
2. Waarom zie ik oude grootboekrekeningen na het koppelen van een nieuw schema?
   • Controleer of de kostenplaatsen een afwijkend schema gebruiken of dat het schema vanaf de juiste periode actief is.
3. Wat gebeurt er met journaalposten na een wijziging?
   • Posten worden herberekend en rood gemarkeerd in salarisdocumenten. Open deze posten of voer een nieuwe run uit om de aanpassingen te zien.
4. Kan ik een uitdraai of export te maken van het grootboekschema en de daarbij behorende looncodes?
   • LET OP! Het is alleen zichtbaar in de interface. Het is verder niet mogelijk om een uitdraai of overzicht te exporteren via excel.