CASH kan op een flexibele wijze allerlei gegevens inlezen die door andere pakketten worden aangeleverd. Alle gegevens die men via het toetsenbord in CASH kan invoeren, kunnen als extern bestand worden ingelezen.
Gegevens die bij elkaar horen worden gezien als 'records'. De waarden binnen zo'n record worden gezien als 'rubrieken'. Zo kan een artikelrecord opgebouwd zijn uit een artikelcode, omschrijving, prijs en btw-code. Een artikelrecord kan ook bestaan uit een klant (of relatie-) record uit een klantnummer, naam, adres, woonplaats, etc.
Hoewel het mogelijk is om alle gegevens (alle records) binnen een CASH-administratie als extern bestand in te lezen komt het in de praktijk vaak voor dat import uit wordt gevoerd op basis van stamgegevens, journaalposten of nog te factureren factuurregels.
Na het inlezen van één of meerdere factuurregels kan met de functie 'factureren' van de module CASH Facturering gekozen worden voor het laten afdrukken en/of mailen van facturen, inclusief het doorboeken naar de grootboek- en debiteurenadministratie.
De software controleert altijd op reeds aanwezige stamgegevens. Wanneer deze stamgegevens nog niet aanwezig zijn binnen een administratie, is het noodzakelijk om dit vooraf te importeren.
Externe bestanden kunnen op twee manieren ingelezen worden;
- Via <Financieel> <Import/export/conversies> <Import van gegevens> <ASCII(CASH-formaat)>
- Vanaf de command-line;
Deze optie biedt de mogelijkheid om rechtstreeks een ASCII-bestand in CASH-formaat in een administratie in te lezen. De commandoregel voor een dergelijke actie ziet er als volgt uit:
cashwin –fdemocash –aextern.mut
Achter de –a wordt de naam van het externe bestand vermeld.
Indien het inlezen van externe bestanden via de command-line-opties uit wordt gevoerd, kan het gewenst zijn om daar een datum- of valutaconversie plaats te vinden.
Hiervoor zijn de volgende mogelijkheden toegevoegd:
a. y2: geeft aan dat datumconversie 2 dient plaats te vinden: in plaats van JJMMDD, staat er DDMMJJ in
het bestand.
b. nUSD: geeft aan dat valutaconversie naar USD dient plaats te vinden. Dit gebeurt op basis van de
actuele koers die in de administratie aanwezig is.
Voorbeeld:
Om een ASCII-bestand ‘extern.asc’ in te lezen in administratie ‘democash’ met valutaconversie naar USD:
cashwin –fdemocash –nUSD –aextern.asc
LET OP: de valutaconversie vindt uitsluitend plaats bij de 301-regels (=boekregels).
Als er een bestand voorkomt met de naam XXXXCASH.UPD (waarbij XXXX staat voor de administratiecode in de map met de CASH-administratie, wordt dit bestand automatisch ingelezen op het moment dat eerste gebruiker de volgende keer de administratie benadert. Daarna wordt het bestand verwijderd.