CASHWeb en CASHWin

Cash Payroll

Eigen Brancheregeling aanmaken

In dit artikel wordt uitgelegd hoe je een eigen brancheregeling aanmaakt.

Belangrijk: Afgezien van de informatie in dit artikel (en in de artikelen waarnaar in dit artikel verwezen wordt) kunnen wij vanuit CashPayroll geen verder(e) advies en/of ondersteuning geven op het gebied van het aanmaken en onderhouden van eigen brancheregelingen. Voor hulp bij het inrichten van eigen brancheregelingen is op basis van consultancy, neem voor het maken van een afspraak contact op met de afdeling support.

De volgende onderwerpen worden behandeld:

Soorten brancheregelingen
Eigen branche aanmaken
Eigen brancheregeling aanmaken
- Perioderegel
- Jaarregel
Eigen brancheregeling bewerken
- Grondslagen aanpassen
Branche selecteren
Netto inhouding
Branchewijziging met terugwerkende kracht
Jaarwissel
Troubleshoot

Soorten brancheregelingen

CashPayroll kent 2 soorten brancheregelingen: 'jaarregels' en 'perioderegels'. Dit komt overeen met 'primo'- respectievelijk 'ultimo'-regelingen. Het voornaamste verschil zit in de berekening van de grondslag.

In een perioderegel bereken je het daadwerkelijk verdiende salaris in de aangifteperiode door middel van een eigen grondslag of op basis van het SV-loon (eventueel minus de eigen grondslag).
De pensioenpremie van een jaarregeling is het tijdvakgerelateerde, ongemaximeerde voltijdssalaris dat wordt berekend op basis van de eerste of huidige periode. Als eerste periode kan gelden: de eerste periode van het kalenderjaar (januari) of de eerste periode waarin de werknemer in dienst treedt.

Eigen branche aanmaken

Als eerste stap maak je een eigen branche aan. Ga hiervoor naar:

Instellingen > Master Salarisinstellingen > Branches

Klik op '+ Branche' op het tabblad Branches om een nieuwe branche aan te maken:

Geef je eigen branche een nummer en een naam en klik op Opslaan:

Opmerkingen:

Het verdient aanbeveling om het branchenummer te laten beginnen met een 9 en te laten bestaan uit 4 cijfers, om uit te sluiten dat een eigen branche hetzelfde nummer heeft als een systeembranche. Hiermee wordt voorkomen dat runberichten voor systeembranches ook bij eigen branches met hetzelfde nummer worden getoond.
(Alleen voor accountants): Als je een branche aanmaakt op het tabblad Instellingen op Masterniveau, dan is deze zichtbaar én beschikbaar voor al je debiteuren. Wanneer je een branche wilt aanmaken voor slechts één debiteur, dan kun je dat ook bij de betreffende debiteur doen via: Instellingen > Salarisinstellingen > Branches.
CashPayroll Businessklanten maken een branche altijd aan op het tabblad Instellingen op Masterniveau.

Eigen brancheregeling aanmaken

Vervolgens kun je in de zojuist gecreëerde branche een of meer (vrijwillige) pensioenregelingen aanmaken onder de tab Brancheregelingen. Klik hiervoor op '+ Perioderegel' of '+ Jaarregel'.

De belangrijkste instellingen voor (1) periode- respectievelijk (2) jaarregels worden hieronder beschreven.

1) Perioderegel

Het scherm 'Nieuwe periodieke regel" wordt per regel uitgelegd.

Periode: De startperiode van deze (vrijwillige) regeling of van een latere wijziging.
LET OP! Wil je halverwege het jaar beginnen met de pensioenexport, dan zul je de eerste maanden toch nog steeds moeten markeren als verzonden, ondanks een latere startperiode.
Beschrijving: De omschrijving van deze regeling.
Volgorde: De volgorde van de brancheregelingen op de loonstrook.
% Wn / % Wg: Het premiepercentage Wn (werknemer) respectievelijk Wg (werkgever).
Pensioen export: Het exporttype klik op pulldown menu voor de beschikbare mogelijkheden bijvoorbeeld APG /Bouw of UPA / AZL etc en het fonds behorende bij deze regeling, deze informatie wordt door het Pensioenfonds uitgeleverd denk aan Productkeuze een S of U nummer.
Leeftijd: De start- en eindleeftijd van de werknemers die aan deze regeling (kunnen) meedoen. Voorbeeld 21 jaar tot en met 65 jaar vul je als 21 en 0 t/m pensioenger. leeftijd t/m 64 en 11 (mnd).
Leeftijd berek. meth: Specificeer het moment waarop de leeftijd getoetst dient te worden om te bepalen of de werknemer in aanmerking komt voor de regeling.
- Begin jaar: De leeftijd van de werknemer op de 1e dag van het jaar.
- Begin huidige periode: De leeftijd van de werknemer op de 1e dag van de huidige periode.
- Eind huidige periode: De leeftijd van de werknemer op de laatste dag van de huidige periode.
Staffel: Leeftijdsberekeningsmethode als een staffel van toepassing is. LET OP! Alle waardes die in de staffel worden ingevuld overschrijven de algemene waardes zoals franchise, %Wg/Wn of Jaar max.
Franchise: Specificeer bedrag en type (uur, dag, jaar, periode ongeacht PT%).
Parttime % afronding: Specificeer de afrondingsmethode van de uurfranchise (Geen, Afbreken of Afronden). Bij afbreken of afronden kun je het aantal decimalen ingeven.
Afronding gewerkte uren: Specificeer de afrondingsmethode van de gewerkte uren (Geen, Afbreken of Afronden). Bij afbreken of afronden kun je het aantal decimalen ingeven.
Jaar uren: Specificeer de berekeningsmethode voor de jaaruren.
- Berekende: De jaaruren worden overgenomen uit het bedrijfsrooster.
- Afwijkende: Geef afwijkende jaaruren in; de brancheregeling zal altijd berekend worden op basis van deze uren, ongeacht het bedrijfsrooster.
Medewerker uren: Specificeer de berekeningsmethode voor de gewerkte uren.
- Gemiddelde gewerkte uren: ([roosteruren per week]*52) / 12.
- Gewerkte uren (Loonaangifte): De verloonde uren zoals die meegaan in de loonaangifte.
- Gewerkte uren (Branche): Op basis van de urencodes in de grondslag.
Max uren per jaar: Specificeer de berekeningsmethode voor het maximum aantal uren per jaar.
- Berekende: De max. uren worden overgenomen uit het bedrijfsrooster. Optie 'Max uren/periode': Aan = berekening max. uren per periode, Uit = berekening max. uren per jaar.
- Afwijkende: Geef afwijkende max. jaaruren in; de brancheregeling zal altijd berekend worden op basis van deze max. jaaruren, ongeacht het bedrijfsrooster. Optie 'Max uren/periode': Aan = berekening max. uren per periode, Uit = berekening max. uren per jaar.
Grondslag: Specificeer de berekeningsmethode voor de grondslag. LET OP! Indien twee brancheregelingen over grondslag: SV loon na de brancheregeling berekend moeten worden, dan dienen deze hetzelfde type grondslag te hebben!
- Eigen grondslag bepalen: Alle looncodes die zijn opgenomen in de grondslag van de brancheregeling tellen mee bij het vaststellen van de grondslag.
- SV Loon na de brancheregeling: SV-loon.
- SV loon voor de brancheregeling: Bruto looncomponenten.
- SV Loon na de brancheregeling minus de eigen grondslag: SV-loon minus de waarden van de looncodes in de eigen grondslag (deze worden buiten beschouwing gelaten).
- SV loon voor de brancheregeling minus de eigen grondslag: Bruto looncomponenten minus de waarden van de looncodes in de eigen grondslag (deze worden buiten beschouwing gelaten).
Vakantiegeld: Bij het activeren van de regeling hoef je geen vakantiegeld of eindejaarsuitkering in te vullen op bedrijfsniveau. Aangezien een perioderegeling per periode wordt berekend, zal het uitbetalen van vakantiegeld automatisch goed verlopen omdat dit wordt meegenomen in de berekening.
Min / Max: Specificeer minimum en/of maximumbedragen.
- Eigen min: Het minimum kan per uur, dag of jaar worden ingesteld. Het minimum per periode wordt als volgt berekend: Uurmin (Uurminimum * uren voor de brancheregeling); Dagminimum (Dagminimum * aantal gewerkte dagen in periode); Jaarminimum (Jaarminimum/ jaaruren * uren voor de brancheregeling in de periode).
- Eigen max: Het maximum kan per uur, dag of jaar worden ingesteld. Het maximum per periode wordt als volgt berekend: Uurmax (Uurmax * uren voor de brancheregeling); Dagmax (Dagmax * aantal gewerkte dagen in periode); Jaarmax (Jaarmax/ jaaruren * uren voor de brancheregeling in de periode).
- SV Max: Rekent op basis van het SV-maximum. Dit wordt elk jaar automatisch aangepast.
- Max aanpassen aan PT%: De opties SV Max en Eigen Max hebben de extra optie om het maximum te laten berekenen op basis van het parttime percentage van de medewerker.

Hiernaast is het mogelijk om nog een aantal rubrieken te activeren, hieronder zijn de meest belangrijke rubrieken verder uitgelegd.

Waarde ziekte-uren tellen als 100%: Bij activering wordt de premie altijd voor 100% berekend, ook wanneer er ziekte-uren zijn. Deze optie werkt alleen indien je kiest voor "eigen grondslag bepalen".
BPL dagen berekening: Hier geef je aan of er gebruik wordt gemaakt van BPL dagen (gemiddelde gewerkte dagen afgerond naar boven).
Correctiefactor ziekte: Bij sommige pensioenfondsen, zoals bpfBouw, dient de pensioengrondslag verlaagd te worden indien het salaris van een medewerker wordt verlaagd door ziekte. Bij activering van deze optie, in combinatie met gebruik van een looncode uit de reeks 1070-1095 en enkele andere looncodes met werking '121 | Ziektegeld', wordt de grondslag van de regeling automatisch verlaagd.
Standaard uitgeschakeld: Bij activering is de regeling standaard uitgeschakeld als je de branche aan een bedrijf koppelt.
VCR niet toepassen: Bij activering wordt de VCR-methode niet toegepast.

--------------------------------------------------------------------------------------------------------------------

2) Jaarregel

Periode: De startperiode van deze regeling of van een latere wijziging.
Beschrijving: De omschrijving van deze regeling.
Volgorde: De volgorde van de brancheregelingen op de loonstrook.
% Wn / % Wg: Het premiepercentage Wn (werknemer) respectievelijk Wg (werkgever).
Pensioen export: Het exporttype klik op pulldown menu voor de beschikbare mogelijkheden bijvoorbeeld APG /Bouw of UPA / AZL etc en het fonds behorende bij deze regeling, deze informatie wordt door het Pensioenfonds uitgeleverd denk aan Productkeuze een S of U nummer.
Leeftijd: De start- en eindleeftijd van de werknemers die aan deze regeling (kunnen) meedoen. Voorbeeld 21 jaar tot en met 65 jaar vul je als 21 en 0 t/m pensioenger. leeftijd t/m 64 en 11 (mnd).
Leeftijd berek. meth: Specificeer het moment waarop de leeftijd getoetst dient te worden om te bepalen of de werknemer in aanmerking komt voor de regeling.
- Begin jaar: De leeftijd van de werknemer op de 1e dag van het jaar.
- Begin huidige periode: De leeftijd van de werknemer op de 1e dag van de huidige periode.
- Eind huidige periode: De leeftijd van de werknemer op de laatste dag van de huidige periode.
Staffel: Leeftijdsberekeningsmethode als een staffel van toepassing is. LET OP! Alle waardes die in de staffel worden ingevuld overschrijven de algemene waardes zoals franchise, %Wg/Wn of Jaar max.
Franchise: Het bedrag van de jaarfranchise (indien geen franchise: geef waarde 0 in). Je hebt hier ook de optie 'Franchise na PT%'. Als deze optie actief is, dan wordt de jaargrondslag eerst naar een parttime jaargrondslag herleid. Daarna wordt pas de franchise van het jaarbedrag afgetrokken.
Parttime % afronding: Specificeer of het parttime percentage afgerond of afgebroken dient te worden in de berekening.
Parttime % berekening: Selecteer de van toepassing zijnde parttime berekeningsmethode.
- PT Normale berekening: Gebaseerd op parttime uren / roosteruren op basis van gemiddelde; bij extra uren springt berekening als geheel over op basis van werkelijk gewerkte uren & kalenderdagen.
- PT Afwijkende uren: Geef handmatig afwijkende uren voor de berekening in.
- PT Gemiddelde uren: Gebaseerd op parttime uren / roosteruren op basis van gemiddelde; extra uren worden opgeteld bij gemiddelde uren.
- PT = 1: Parttime percentage is altijd 1, ongeacht het aantal uur dat een werknemer werkt.
Basis periode berek.: Geef aan of de regeling op basis van de eerste of de huidige periode dient te worden berekend.
Jaarbedrag: Het vloer- en het maximum bedrag voor de regeling. De premie wordt berekend over minimaal het vloerbedrag en tot aan het maximum jaarbedrag.
Vakantiegeld: Het percentage vakantiegeld, met eventueel een minimum bedrag.
Eindejaarsuitkering / Overige uitkering: Het percentage eindejaarsuitkering (EJU) / Overige uitkering, met eventueel een minimum bedrag. Als de optie 'Incl. Vakantiegeld' actief is, dan wordt de uitkering, behalve over de jaargrondslag, ook over het vakantiegeld berekend.
In/Uitdienst prorata: Selecteer de van toepassing zijnde pro-rataberekening.
- Normaal: (Dagen gewerkt) / (SV dagen in de periode).
- 30 dagen in/uitdienst prorata: (werkelijk aantal kalenderdagen in dienst) / 30. Bijvoorbeeld: in dienst 04-01-2017, uit dienst 15-01-2017, dan is de pro-ratafactor 12/30. Geldt voor maand- / 4-weken- / weekverloning.
- Kalenderdagen in periode in/uitdienst prorata: (kalenderdagen in dienst) / (kalenderdagen in periode). Bijvoorbeeld: in dienst 04-01-2017, uit dienst 15-01-2017, dan is de pro-ratafactor 12/31. Geldt voor maand- / 4-weken- / weekverloning.
- Kalenderdagen gemaximeerd op 30 dagen: maandverloning: (dagen in dienst) / 30. Uitzondering: 31 dagen in dienst resulteert in 30 dagen in dienst. 4-wekenverloning: (dagen in dienst) / 28. Weekverloning: (dagen in dienst) / 7.
Berekende franchise: Als de jaargrondslag lager is dan het vloerbedrag, wordt de berekening: (franchise / vloerbedrag * jaargrondslag).
260 d/j bij 4w verloning: Bij 4-wekenverloning wordt altijd uitgegaan van 260 dagen per jaar.
Standaard uitgeschakeld: Activeer indien de regeling automatisch uitgeschakeld dient te zijn wanneer je de branche aan een bedrijf koppelt.
Correctiefactor ziekte: Bij sommige pensioenfondsen, zoals Pfzw, dient de pensioengrondslag verlaagd te worden indien het salaris van een medewerker wordt verlaagd door ziekte. Bij activering van deze optie, in combinatie met gebruik van een looncode uit de reeks 1070-1095 en enkele andere looncodes met werking '121 | Ziektegeld', wordt de grondslag van de regeling automatisch verlaagd.
Periode 13 261: Pensioenfonds Vervoer rekent, afhankelijk van het jaar, met 261 of 262 in plaats van de standaard 260 werkbare dagen. Deze extra dag(en) wordt / worden bij periode 13 opgeteld. Dit betekent dat de grondslag vermenigvuldigd dient te worden met factor ((21 of 22) / 20). Om deze reden valt de grondslag in periode 13 dus hoger uit, ondanks het feit dat de basisperiode voor de berekening van de jaarregeling ingesteld staat op 'eerste periode'.
Franchise geen max 100%: Zie onderstaande rekenvoorbeelden.
- Vinkje aan: franchise geen max 100%
  - 2000 brutooloon x 12 (maanden) * 1,08 (VT) = 25920 (jaargrondslag)
  - 25920 - 11000 (franchise) = 14920
  - 14920 / 12 = 1243,333
  - 1243,333 * 1,5 (PT%) = 1865
- Vinkje uit: franchise geen max 100%
  - 2000 brutoloon x 12 (maanden) * 1,08 (VT%) = 25920 (jaargrondslag)
  - 25920 * 1,5 (PT%) = 38880
  - 38880 - 11000 (franchise) = 27880
  - 27880 / 12 = 2323,333

Eigen brancheregeling bewerken

Je kunt brancheregelingen die je zelf hebt aangemaakt aanpassen via de knop 'Bewerken', bijvoorbeeld om de nieuwe bedragen en/of percentages voor het nieuwe jaar in te voeren. Je geeft dan in het veld Periode de nieuwe datum in. Voer vervolgens de gegevens in die gelden per het nieuwe jaar en klik op Opslaan.

Tevens kun je een staffel toevoegen. Hierin kun je per leeftijdscategorie de franchise en premiepercentages Wg / Wn ingeven en, bij jaarregelingen, ook het maximum jaarbedrag en het minimum vakantiegeld. De waardes in de staffel overschrijven de waardes in de brancheregeling.

Grondslagen aanpassen

Het kan nodig zijn om de grondslag(en) van een regeling aan te passen. Ook dit kun je via de knop 'Bewerken' realiseren.

Afhankelijk van de gekozen berekeningsmethode voor de Grondslag en de Medewerker uren geldt het volgende:

Eigen grondslag bepalen: Selecteer alle looncodes waarover premie berekend dient te worden.
SV Loon na / voor de brancheregeling: Je hoeft geen looncodes te specificeren.
SV Loon na / voor de branche minus de eigen grondslag: Voeg aan de grondslag looncodes toe die niet dienen mee te tellen in de grondslag.

Geef in de grondslag Wn aan in welke grondslagen de werknemerspremie dient te tellen. Dat zijn meestal:

10004 | Betaling
10007 | Belast (Tabel)
10009 | SVW (Tabel)

De grondslag voor de werkgeverspremie (Wg) wordt automatisch gevuld met grondslag 10011 | Werkgeverslasten.

Bij Urencodes geef je de urencodes in die meetellen voor de berekening van het parttime percentage, bijvoorbeeld:

2100 | Gewerkte uren
2190 | Extra uren (parttimers)

Branche selecteren

Let goed op de periode waarin je de branche toevoegt! Wanneer je dit met terugwerkende kracht wilt doen, dan dien je de branche namelijk in de gewenste eerdere periode te selecteren en een TWK-run te draaien.

Je kunt de branche als volgt toevoegen:

Ga naar het tabblad Explorer.
Ga naar het bedrijfsniveau.
Ga naar dashlet Salarisinstellingen.
Klik op de knop Bewerken bij Branche, Branche 2 of Branche 3:
Selecteer de aangemaakte branche en klik op Opslaan.

De aangemaakte branche is nu actief en zichtbaar op de (pro-forma) loonstroken van de werknemers.

Netto inhouding

De eigen brancheregeling is standaard ingesteld als een bruto inhouding. Dit kun je omzetten in een netto inhouding door de codes 10007 | Belast (Tabel) en 10009 | SVW (Tabel) te verwijderen. Klik op Wijzigen en haal de vinkjes weg bij de codes in de rode vakjes.

Wijziging in de branche met terugwerkende kracht

Soms is het nodig om een wijziging te maken in het verleden (met TWK). Ga hiervoor naar de branche-instellingen en wijzig de benodigde gegevens. In het geval je bijvoorbeeld de pensioengevende looncodes in de pensioengrondslag wilt aanpassen, kun je aangeven per wanneer de wijziging dient in te gaan. Dit kan ook een periode in het verleden zijn.

Wanneer je dit hebt opgeslagen, zal er niet automatisch een TWK run worden getriggerd bij de bedrijven die gebruik maken van de branche.

Om dit toch met terugwerkende kracht te corrigeren, kun je een TWK run forceren. Zie ook het artikel: TWK-run forceren.

Nieuw Jaar

Foutmelding: "branche niet actief voor huidig jaar. Alleen pre-run mogelijk".

Voor het nieuwe jaar dien je de instellingen voor jouw eigen branche vast te leggen alvorens je kunt gaan runnen in het nieuwe jaar. Indien er geen wijzigingen zijn in de franchise, max en/of premies, is het voldoende om de instellingen regels van de brancheregel te openen en op te slaan. Open hiertoe de betreffende brancheregeling op Master- of debiteurniveau via de knop Bewerken, pas indien nodig de periode aan naar P1 van het gewenste jaar en klik op Opslaan.

Troubleshoot

Als de eigen brancheregeling niet werkt of foutief berekent, dan bieden deze artikelen mogelijk een oplossing:

Brancheregelingen instellingen controleren
Berekening van de branche is niet correct