Je hebt aangegeven dat je met CASHWeb wilt stoppen. Na het opzeggen van CASHWeb kan je niet meer bij je administraties en bestanden. Alle administraties en gearchiveerde in- en/of verkoopfacturen zullen worden verwijderd. Je moet vóór deze tijd je gegevens downloaden zodat je hier in de toekomst nog over kunt beschikken. Daarnaast is het slim om overzichten die je denkt in de toekomst nodig te hebben, af te drukken voordat je CASHWeb abonnement verloopt. Je kunt ook van elke administratie per jaar een auditfile voor de Belastingdienst aanmaken. Dit is een bestand van een universeel formaat dat door veel boekhoudprogramma’s gelezen kan worden.
Welke mogelijkheden zijn er?
- Downloaden van administraties: Je moet de administraties één voor één downloaden. Deze zip-bestanden kun je vervolgens op je pc of op een externe gegevensdrager bewaren. Ga naar Administraties > Overzicht. Daar zie je je administraties staan. Selecteer een administratie en klik op Download. (Als je de button 'Download' niet ziet, kan dit met rechten te maken hebben. Je kunt dan de hoofdgebruiker binnen CASHWeb vragen je rechten aan te passen zodat je bestanden kunt downloaden.) De administratie wordt dan als een zip-bestand gedownload en afhankelijk van je browser-instellingen wordt deze in de downloadmap of een door jou gekozen map geplaatst.
- Downloaden van administraties via het Backup-overzicht: Ga naar het Backup-overzicht van CASHWeb in het start scherm onder het tandwiel-icoontje. Kies hier voor het tabblad Backup maken en vervolgens voor Maak backup. Na het kiezen voor Maak backup, afhankelijk van het aantal administraties en de grootte daarvan, duurt het enkele minuten en dan krijg je een scherm te zien. Hier klik je op de naam van het zip-bestand en het bestand met alle administraties wordt gedownload.
- Downloaden van bestanden: Als je werkt met UBL inkoop- en/of verkoopfacturen of als de verkoopfacturen worden gearchiveerd, moet je deze ook downloaden. Deze archief-zipbestanden vind je in de desbetreffende mappen als je gaat naar documentenbeheer. Elke administratie heeft een map met als mapnaam de code van de administratie (bijvoorbeeld demo). Daarin vind je een sub-map met de naam ‘pdf’. In deze map staan de zip bestanden die je moet downloaden. Je kunt de bestanden aanvinken en dan voor download kiezen. De aangevinkte bestanden worden dan in één zipbestand gedownload. Wil je de bestanden één voor één downloaden, dan selecteer je het bestand zonder aan te vinken en kies voor download.
Gebruik van bewaarde bestanden
Je moet er rekening mee houden dat de administraties die gedownload zijn vanaf de CASHwebomgeving niet meer te openen zijn in CASHwin. Deze bestanden kunnen alleen geopend worden in een CASHwebomgeving van bijvoorbeeld een accountant die voor jou werkt. Wil je zelf inzicht houden in de administratie, dan moet je een historisch abonnement afsluiten.
Auditfile Belastingdienst
Als je een auditfile van een administratie wilt aanmaken, open dan de administratie en ga naar Financieel > Fiscale functies > Auditfile XML. Hier geef je het gewenste jaartal en t/m boekperiode op. Het bestand krijgt de naam [adm. Code][jaartal].xaf en wordt in de hoofdmap van CASHWeb geplaatst. Dit bestand kun je vervolgens downloaden zoals eerder beschreven. Deze bestanden zijn in diverse andere boekhoudpakketten te importeren.