Duurzame Productiemiddelen (DPM) zijn kapitaalinvesteringen die in verloop van tijd in waarde dalen. Als onderneming kan hier in geïnvesteerd worden. Dit noemen we 'Afschrijvingen' en kunnen gezien worden als de waardeverminderingen van de vaste DPM.
Deze afschrijvingen zijn kosten en gaan ten laste van het resultaat. Op de balans staat de
boekwaarde (aanschafwaarde minus afschrijving) van de vaste activa vermeld.
Wanneer je gebruik maakt van de afschrijvingsfunctie van CASH, is er te allen tijde beschikking over de actuele boekwaarde van de vaste DPM.
De kosten van de afschrijving worden daarnaast ook evenredig
verdeeld over het hele jaar. Zo heb je een reëel beeld van de daadwerkelijke afschrijvingskosten.
Afschrijvingen in CASHWeb
In CASHWeb zal administratief een DPM voor de aanschafwaarde worden geboekt in rubriek 0( nul). Bij elke investeringsgrootboekrekening in rubriek 0( nul) dient nu feitelijk ook een grootboekrekening te worden geopend voor de cumulatieve afschrijvingen van het betreffende DPM.
Voorbeeld:
- 0500 Vervoermiddelen
- 0510 Afschrijving Vervoermiddelen
Het saldo van beide grootboekrekeningen geeft via dezelfde balanscode, (intracomptabel) de boekwaarde van het DPM aan.
Het periodiek boeken van de afschrijvingen ten laste van de Winst & Verliesrekening kan worden bereikt door bijvoorbeeld in rubriek 4 of 5 de boeking van de afschrijvingskosten op te nemen. Omdat de specificatie naar DPM al vast ligt in rubriek 0( nul). In dit geval is het mogelijk om slechts één grootboekrekening te gebruiken, zoals bijvoorbeeld "Afschrijvingskosten".
Het is ook mogelijk om een specificatie naar soort op te zetten, zoals bijvoorbeeld;
- 5010 Afschrijvingskosten Inventaris
- 5020 Afschrijvingskosten auto’s
Aandachtspunten
- De afschrijvingen zijn ook naar kostenplaats te specificeren;
- Voor elke Duurzame Productiemiddel (DPM) dient een apart afschrijvingsscherm ingevuld worden;
- Het ‘aantal periodes’ is bepalend voor het moment waarop het afschrijven moet stoppen. Door het veld ‘laatste periode’ in te vullen kan het afschrijven vroegtijdig worden beëindigd;
- Voor een bestaande en vaste DPM, waarover in voorgaande jaren al is afgeschreven, kan het ‘automatisch’ afschrijven worden voortgezet. In de rubriek ‘Reeds afgeschreven’ kan dan het reeds afgeschreven bedrag in worden gevuld;
- Omdat afschrijvingen memoriaalboekingen zijn, worden deze geboekt in een apart dagboek (Afschrijvingen) van de soort ‘M=Memoriaal’
Afschrijvingen boeken
Nadat de gegevens van het DPM zijn ingevoerd kan hier, door CASHWeb, maandelijks de afschrijvingen worden geboekt en berekend. Deze optie kan als volgt in worden gesteld;
- Ga naar CASHWeb en login met je relatienummer, e-mailadres en wachtwoord;
- Selecteer een administratie;
- Navigeer via het menu naar Financieel > Financiële Functies > Afschrijvingen;
- Vul de rubrieken van het scherm in;
- Boekperiode (periode JJPP): De combinatie van jaar en periode t/m welke de afschrijvingen moeten worden doorgeboekt. Als standaardwaarde wordt de huidige periode gehanteerd, zoals opgegeven bij de functie Administratieparameters;
- Boekdatum (datum DDMMJJ): Datum van het boekstuk. Deze datum dient binnen de opgegeven boekperiode te liggen. De boekperiode wordt automatisch bepaald op basis van de boekdatum, het aantal perioden in een boekjaar en de beginmaand van een boekjaar;
- Volgorde: Hier kan aangegeven worden in welke volgorde de afschrijvingen worden doorgeboekt. Geldige waarden zijn;
- Afschrijvingsnummer
- Grootboekrekening balans
- Dagboekcode (bestaande waarde): Het dagboek waarin de mutaties moeten worden verantwoord. Het is aan te raden om met een apart dagboek (van het soort Memoriaal) te werken;
- Autom. activeren (N,J): Met deze rubriek kan worden aangegeven dat de afschrijvingsmodule automatisch op moet worden gestart.
Door ingave van een 'J'- Ja' wordt de functie automatisch gestart, nadat de administratie wordt afgesloten. We adviseren om de afschrijving de eerste keer handmatig via het menu te starten, totdat de huidige periode is bereikt. Als dit naar tevredenheid is gegaan, kan er gekozen worden voor het automatisch activeren van de functie. De functie start dan voortaan als het ware in de achtergrond.
- Klik op de 'groene pijl' links in het scherm om de ingave te bevestigen en boeking wordt uitgevoerd;
- Na de bevestiging wordt je automatisch doorgeleid naar het scherm 'Afschrijvingen' Met hierin een overzicht van de boeking met daarin de afschrijvingen.
- De boeking kan gecontroleerd worden in het dagboek 'AFS';
Bestaande afschrijving boeken
Wanneer een DPM wordt ingevoerd waar reeds op afgeschreven is, vul dan het volgdende in;
- Het oorspronkelijke aanschafbedrag;
- De (huidige) datum vanaf wanneer door CASH afgeschreven gaat worden;
- Het afgeschreven bedrag bij 'Reeds afgeschreven'.
Desinvesteren van een Activum
Als er door het bedrijf afstand wordt genomen van een DPM, dient dit verwijderd moeten worden uit de administratie. Dit wordt ook wel een 'Desinvestering' genoemd. De boekwaarde is terug te vinden in ‘Overzicht Afschrijvingen’. Het mogelijke verschil tussen het verkoopbedrag en de boekwaarde kunnen als volgt geboekt worden;
- Naar eigen resultaat;
- Als grootboekrekening in rubriek 9 ‘Diverse Baten en Lasten’;
- Als 'vervangingsreserve'.
CASHWeb biedt de mogelijkheid om dit automatisch uit te voeren. Volg hiervoor de volgende stappen;
- Selecteer de administratie;
- Navigeer via het menu naar Financieel > Stamgegevens > Afschrijvingen;
- Selecteer in het veld 'nummer' de afschrijving, waar afstand van gedaan gaat worden;
- Vul in het veld 'Desinvestering' , het verkoopbedrag in;
- Bij 'Gbrek boekresultaat' vul je het grootboeknummer in van de Winst & Verliesrekening of van de Vervangingsreserve in;
- Klik op de knop 'OK' om de ingave te bevestigen
worden bij volgende afschrijvingen. Denk wel nog aan de factuur/boeking voor de verkoop van uw DPM.