Een aanmaning verzenden naar een e-mailadres van een contactpersoon is in te stellen met de specifieke Functiecode AANM in de debiteurenparameters.
Een aanmaning wordt primair verzonden naar het hoofd email-adres van een relatie. Het is ook mogelijk om aanmaningen te verzenden naar het e-mailadres van een contactpersoon(optioneel).
Standaard instellingen debiteuren
Per administratie zijn de bedrijfsspecifieke instellingen te muteren. Ga naar het menu, volg het pad Financieel> Instellingen > Debiteuren parameters en ga vervolgens naar Aanmaningen door naar beneden te scrollen.
Rubriek Functie
De Functiecode in de instellingen Debiteuren, bepaald welke contactpersoon wordt gebruikt voor het verzenden van aanmaningen. De code is vrij te bepalen in de tabel [Functiecodes]. We adviseren een duidelijk herkenbare code te gebruiken, zoals bijvoorbeeld AANM.
Op basis van de hier ingevulde functie wordt gezocht bij de contactpersonen.
De contactpersoon met dezelfde Functie wordt gebruikt voor de adressering van de aanmaning.
Stamgegevens relatie
Klik, in het menu, op Relaties voor de stamgegevens van de debiteur.
Hier zijn per relatienummer de instellingen aan te passen in tabblad deel ll.
De volgende velden hebben betrekking op aanmanen:
-
E-mailadres: primaire e-mailadres van een relatie.
-
Betaaldagen: Afwijkend aantal betaaldagen per relatie.
-
Kredietlimiet: Optionele kredietlimiet van een klant.
-
Eigenschappen: Specifieke opties: (E) Aanmanen met 'eerste' tekst en (N) Nooit aanmanen.
Contactpersonen per relatie
Het primaire e-mailadres van een relatie is vastgelegd in de rubriek E-mailadres.
Daarnaast kan er per contactpersoon een persoonlijk mailadres worden toegevoegd via Menu(F8) > Contactpersoon(nieuw).
Rubriek: Functie
De Functiecode in de instellingen Debiteurenparameters bepaald welke contactpersoon wordt gebruikt voor het verzenden van aanmaningen. Activeren van het mailadres per contactpersoon voor de aanmaning gebeurt door de selectie van dezelfde Functiecode uit de debiteurenparameters. Daarmee wordt voor de adressering van de aanmaning de contactpersoon gebruikt.
Rubriek: CC (kopie mailadres)
Een aanmaning verzenden per e-mail is mogelijk tot maximaal drie e-mailadressen op CC. De contactpersoon heeft dan dezelfde Functiecode en een vinkje bij rubriek CC in het scherm onderhoud contactpersonen.